De Procedures handleiding van een bedrijf Het is een schriftelijk document met stapsgewijze instructies voor het voltooien van een taak of hoe om te gaan met een specifieke situatie wanneer deze zich op de werkplek voordoet. Bevat de best practices van het bedrijf en beschrijvingen van de belangrijkste bedrijfsprocessen.
Deze handleiding bevat ook de methoden en normen voor hoe het werk naar verwachting zal worden uitgevoerd. Door het opstellen van het procedurehandboek kan het bedrijf sturen op groei, opleiding vereenvoudigen en opschalen.
Deze handleiding kan een ringband met drie ringen zijn, een map op een gedeelde netwerkdrive of een geautomatiseerde versie die online is gepubliceerd met behulp van een software van het beheer van procedures. Iedereen moet begrijpen waar de procedurehandleiding van is gemaakt en waar deze kan worden gevonden wanneer iemand deze nodig heeft.
Het schrijven van een procedurehandleiding vereist een duidelijk begrip van de stappen die bij een bepaald proces betrokken zijn. Naarmate het bedrijf groeit, zijn nieuwe procedures nodig. Het procedurehandboek kan ook worden beschouwd als een bibliotheek van procedures.
De handleiding bevat voorbeeldprocedures die kunnen worden gebruikt als sjabloon voor nieuwe bedieningsprocedures. Alle medewerkers van de organisatie moeten worden voorgelicht over het beleid en de procedures van het bedrijf; moet altijd direct toegang hebben tot een procedurehandleiding.
Artikel index
Met behulp van een goed geschreven procedurehandboek kan een bedrijf de opleiding van nieuwe medewerkers effectiever faciliteren..
Naast training biedt een procedurehandboek de huidige teamleden een hulpmiddel om meer te weten te komen over minder gebruikte procedures, om ervoor te zorgen dat ze met de juiste formaliteit worden uitgevoerd, met behoud van kwaliteitscontrole..
Medewerkers moeten begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Supervisors hebben een procedurehandleiding nodig om bedrijfsprocessen te beheren. Door de normen vast te leggen, communiceer je wat belangrijk is voor groei, kwaliteit en klanttevredenheid.
Door middel van beleid en procedures die van invloed zijn op een functioneel gebied, krijgen eerstelijnswerkers de mogelijkheid om effectieve en tijdbesparende beslissingen te nemen.
Een effectief procedurehandboek biedt de juiste methoden voor interdepartementale communicatie, stelt het personeel in staat samen te werken om dagelijkse bedrijfsproblemen op te lossen zonder onnodige toezichthoudende betrokkenheid.
Het doel van het procedurehandboek moet zijn om verschillende inhoud te ordenen om zowel de vormen als de communicatiemiddelen van het bedrijf weer te geven, om de dienst uit te voeren of het product te vervaardigen tegen de laagste kosten en in de kortst mogelijke tijd..
Biedt als bijkomend voordeel dat het werkplezier en de hoge motivatie van medewerkers behouden blijft.
Voordat u een procedurehandleiding ontwikkelt, is het belangrijk om het verschil te begrijpen tussen beleid, kernproces en procedure..
- Beleid is de verzameling basisprincipes en bijbehorende richtlijnen, geformuleerd en toegepast door de leiding van een organisatie, om haar acties te sturen en te beperken bij het nastreven van langetermijndoelstellingen.
- Het basisproces is de opeenvolging van onderling afhankelijke en gekoppelde procedures, die in elke fase een of meer middelen (tijd, energie, machines, geld van medewerkers) verbruiken om inputs om te zetten in outputs. Deze resultaten dienen als input voor de volgende fase totdat een bekend doel of eindresultaat is bereikt..
- Procedure is een opeenvolging van activiteiten of een vaste handelwijze, gedefinieerd door stappen (met duidelijk gedefinieerde begin- en eindpunten) die in dezelfde volgorde moeten worden uitgevoerd om een taak met succes te voltooien.
Alle centrale processen die het bedrijf heeft, moeten worden overwogen. Het begint met het bepalen welke processen worden afgebakend en in kaart gebracht in de procedurehandleiding, waarbij een samenvatting wordt gemaakt van alle procedures die u wilt opnemen..
Hoewel niet elk proces wordt vermeld, is het belangrijk om de meest fundamentele en belangrijkste vast te stellen. Een restaurant zou bijvoorbeeld de kernprocessen kunnen definiëren voor hoe een bepaald gerecht wordt gemaakt, maar net zo belangrijk is het schoonmaakproces van het restaurant..
Er moet een lijst worden gemaakt met de kernprocessen die moeten worden behandeld, zodat ze na het in kaart brengen in de procedurehandleiding kunnen worden geïntegreerd. Het overzicht zal dienen als een gids om ervoor te zorgen dat geen van de taken overblijft wanneer de handleiding begint te schrijven..
Voeg een korte beschrijving toe van wat er in de handleiding is opgenomen, die rechtstreeks naar de mensen gaat die de handleiding zullen gebruiken, wat lezers kunnen verwachten bij het gebruik van de handleiding en de beste manier om de handleiding te gebruiken (dwz 'lees hem van kaft tot kaft'). end 'of' gebruik het als referentie om de benodigde procedures te vinden ').
Elk proces wordt bepaald door de stappen of taken die nodig zijn om het te voltooien. Het missen van een stap kan betekenen dat u een bestelling verliest of uitstelt, of dat u een defect eindproduct heeft. Het opstellen van een stroomschema is het definiëren van de werkstroom.
Om een handleiding te voltooien, moet u met één proces tegelijk beginnen: begin met het eerste proces in het overzicht. De stappen die nodig zijn om het proces te voltooien, worden beschreven, waarna u teruggaat en de details voor elke stap noteert.
Zorg ervoor dat elke stap duidelijk en beknopt is. Elke stap moet voldoende details bevatten zodat iedereen de instructies kan volgen.
Stel dat u een procedure voor het verkoopproces creëert door middel van een vereiste op internet. Eerst wordt een stroomschema gemaakt over hoe de potentiële klant in eerste instantie wordt gecontacteerd nadat deze de informatie heeft opgevraagd: per telefoon, e-mail of sms..
Als de prospect in eerste instantie niet gecontacteerd kon worden, wordt berekend hoe vaak het verkoopteam opvolgt, met specifieke scripts voor elk contact.
Wanneer u contact opneemt met de klant, wordt een ander script toegewezen, evenals een reeks follow-ups, afhankelijk van of de klant het product heeft gekocht of heeft besloten te wachten..
Het is belangrijk dat een collega of iemand die u kent het leest en de instructies volgt zoals ze zijn geschreven. Deze persoon kan waardevolle feedback geven als er stappen zijn die u niet kon voltooien of niet begreep..
Op basis van de commentaren wordt de procedure gedebugd. Het kan nodig zijn om de instructies te herschrijven, te bewerken of toe te voegen.
Voor elk proces is het gemakkelijker voor teamleden om een formulier of checklist te volgen. Daarom moet op basis van het in kaart gebrachte proces een gedetailleerd sjabloon worden ontwikkeld..
Als u specifieke informatie moet verzamelen wanneer de klant binnenkomt, moet u ervoor zorgen dat de sjabloon alle vereiste informatie bevat, op een beknopte manier..
Er mag niet van worden uitgegaan dat teamleden alles onthouden wat de procedure aangeeft, vooral niet wanneer een cliënt voor hen zit. De checklists en formulieren dienen als bijlage bij het stroomschema en de processtappen te worden geïntegreerd.
Nadat aan elk proces een stroomschema is toegewezen en alle ondersteunende documentsjablonen zijn gemaakt, worden deze geïntegreerd in een compleet procedurehandboek. De handleiding is per afdeling georganiseerd.
De procedurehandleiding kan bijvoorbeeld de secties "Verkoop", "Operaties" en "Distributie" hebben. Elke sectie is onderverdeeld in de kernprocessen van die afdeling, doorgaans in de volgorde waarin elk kernproces wordt uitgevoerd bij de totale levering van de producten..
In het gedeelte "Distributie" kunt u verschillende hoofdprocessen hebben, zoals "Bestelling ophalen", "Verpakt voor bezorging", "Verzending" en "Volgen"..
De procedurehandleiding is georganiseerd met een inhoudsopgave en elke procedure staat duidelijk vermeld met een vetgedrukte titel.
Er wordt een titelpagina meegeleverd met de naam van de handleiding, een inhoudsopgave, de inleiding en de procedures in de volgorde van de inhoudsopgave.
Er kunnen zelfs tabbladen worden geplaatst zodat teamleden de handleiding gemakkelijk kunnen bekijken om hen te helpen relevante procedures op hun afdeling te vinden..
Ten slotte worden er kopieën gemaakt en verspreid. Moedig continue feedback aan en werk de handleiding indien nodig bij. Er moet een handleiding beschikbaar zijn op een aangewezen gebied van elke functionele locatie, gebruikmakend van beleid en procedures.
-Handleiding voor het koken van hamburgers op een specifieke manier.
-Handleiding voor het reageren op een brand, aardbeving of natuurramp.
-Handleiding voor het omgaan met klachten van klanten of een agressieve klant.
-Handleiding voor het uitvoeren van een personeelsselectieproces.
-Handleiding om te weten hoe je in een restaurant moet werken.
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.