De controle principes van een bedrijf zijn de voorschriften die het bestaan vereisen van procedures en processen die zijn vastgelegd in boekhoudsystemen om managers te helpen toezicht te houden op bedrijfsactiviteiten en deze te reguleren, waardoor ervoor wordt gezorgd dat bedrijfsactiva worden beschermd.
Het doel van de controleprincipes is ervoor te zorgen dat het boekhoudsysteem correct werkt en dat zakelijke gebeurtenissen nauwkeurig worden geregistreerd. Het is duidelijk dat managers niet alle werknemers kunnen controleren, dus er is een mogelijkheid dat er fouten of fraude plaatsvinden.
Om effectieve controles te identificeren en vast te stellen, moet het management voortdurend risico's beoordelen, de implementatie van de controle bewaken en de controles indien nodig aanpassen..
Het hebben van een dergelijke essentiële bedrijfsfunctie biedt redelijke beveiliging door de kans op fouten te verkleinen en de activa van de organisatie te beschermen. Vanwege het belang ervan moeten bedrijven rekening houden met de fundamentele principes van controle.
Artikel index
De managementstijl en verwachtingen van senior managers, in het bijzonder hun controlebeleid, bepalen de controleomgeving.
In een controleomgeving wordt aanvullend toezicht uitgeoefend door een directiecomité, dat zorgt voor administratieve integriteit, ethische waarden, een welomschreven organisatiestructuur en bekwame en betrouwbare medewerkers, die bevoegdheden en verantwoordelijkheden toewijzen..
Het zijn specifieke beleidslijnen en procedures die het management gebruikt om zijn doelstellingen te bereiken. Deze omvatten het volgende:
Vereist dat verschillende mensen de verantwoordelijkheid krijgen voor het uitvoeren van verschillende taken in gerelateerde activiteiten, met name die waarbij autorisatie, bewaring of het bijhouden van gegevens is vereist.
Door verschillende mensen te vragen om deze functies uit te voeren, ontstaat een uitgebalanceerd controlesysteem..
Helpt ervoor te zorgen dat alle bedrijfsactiviteiten voldoen aan de vastgestelde beleidslijnen en richtlijnen.
Door bepaalde managers te verplichten om bepaalde soorten transacties goed te keuren, wordt een extra verplichting toegevoegd aan de boekhouding, door aan te tonen dat de transacties zijn geanalyseerd en goedgekeurd door de bevoegde autoriteit..
Het omvat het aanmaken van facturen en andere documenten die gebruiksvriendelijk en voldoende informatief zijn, het gebruik van vooraf genummerde en opeenvolgende documenten, en het tijdig voorbereiden van documenten..
Standaardisatie maakt het gemakkelijk om oude documenten te bekijken door te zoeken naar de bron van eventuele discrepanties in het systeem. Gebrek aan standaardisatie kan ertoe leiden dat sommige items in een dergelijke recensie over het hoofd worden gezien of verkeerd worden geïnterpreteerd.
Het zijn elektronische of mechanische bedieningselementen (kluizen, identificatiekaarten, hekken, kassa's, videocamera's, sloten) of computerbedieningen, gerelateerd aan toegangsrechten of vastgestelde back-up- en herstelprocedures..
Technologie kan over het algemeen gaan waar mensen dat niet kunnen, en u kunt 24 uur per dag aan het werk zijn zonder dat u extra moet betalen.
Het beheren van toegang tot een boekhoudsysteem door middel van wachtwoorden, sloten en elektronische toegangslogboeken houdt onbevoegde gebruikers buiten het systeem en biedt een manier om het systeemgebruik te controleren om bronnen van fouten te identificeren.
Bedrijven moeten hun controlesystemen periodiek herzien. Dit moet worden gedaan door iemand die niets van het te verifiëren werk heeft gedaan.
Deze beoordelingen helpen om de betrouwbaarheid van boekhoudkundige informatie en de efficiëntie van operaties te waarborgen..
Het bedrijf moet de verantwoordelijkheden duidelijk vastleggen. Door mensen specifieke verantwoordelijkheden toe te kennen, weet u zeker dat ze hun rol bij het behouden van de controle begrijpen.
Als verantwoordelijkheid over het hoofd wordt gezien, zal een effectief monitoringsysteem duidelijk maken wie een toegewezen taak niet uitvoert.
Al deze controles beantwoorden aan de doelstellingen van het controleprincipe. Nadat de controles zijn uitgevoerd, hoeven managers niet de activiteit van elke werknemer te controleren. Ze kunnen de controles periodiek beoordelen om er zeker van te zijn dat ze goed werken en zich kunnen concentreren op het runnen van het bedrijf.
Het is een goede controle om ervoor te zorgen dat de functies voor het bijhouden van gegevens gescheiden zijn van de feitelijke afhandeling van contanten.
Om deze reden is de kassamedewerker verantwoordelijk voor het innen van contanten van klanten, met de mogelijkheid om het op de bank te storten, en is de boekhoudafdeling verantwoordelijk voor het registreren van deze contante ontvangsten en het maken van bankafstemmingen..
Op deze manier kan een enkele persoon het geld van de klant niet aannemen en het verkeerd toeëigenen, en later bedekken met frauduleuze boekhouding.
Als twee mensen dit werk doen, kan fraude alleen werken als beide personen medeplichtig zijn aan de ander. Het is duidelijk dat twee medeplichtige werknemers veel minder geneigd zijn om te stelen dan één enkele werknemer..
Goedkeuring vereisen om grote onkostenbetalingen te kunnen doen, kan voorkomen dat gewetenloze werknemers grote frauduleuze transacties met bedrijfsgelden uitvoeren.
Een officiële prijslijst dient als goedkeuring voor het verkooppersoneel om tegen deze prijzen te verkopen. Bovendien kan er een controle zijn waarmee de verkoopmanager redelijke wijzigingen in de prijslijst kan autoriseren..
Verplicht personeelsverloop of vakantieperiode wordt geïmplementeerd om frauduleuze regelingen op te sporen wanneer het vereist is om een regelmatig systeem te hebben om het te onderhouden.
Als de accountant elke twee maanden van verantwoordelijkheid verandert, zal één persoon niet in staat zijn om consequent een frauduleus systeem te runnen.
Fysieke audits omvatten het handmatig tellen van contanten en andere fysieke activa die in het boekhoudsysteem zijn geregistreerd, zoals voorraden..
Fysiek tellen kan verborgen discrepanties in rekeningsaldi aan het licht brengen door elektronische records volledig te omzeilen. Het tellen van het geld in de verkooppunten kan dagelijks of zelfs meerdere keren per dag gebeuren.
Grotere projecten, zoals fysieke inventaris, hoeven minder vaak te worden uitgevoerd, misschien jaarlijks of driemaandelijks.
Ze garanderen dat de saldi van het boekhoudsysteem samenvallen met de saldi van de rekeningen van andere entiteiten, zoals banken, leveranciers en klanten.
De gevonden verschillen tussen dit soort complementaire rekeningen kunnen verschillen in de eigen rekeningen aan het licht brengen, of dat de fouten hun oorsprong hebben in de andere entiteiten.
Dit zijn waarschijnlijk de meest voorkomende interne controles, omdat ze niet alleen het bedrijf beschermen, maar ook de efficiëntie verhogen.
Geautomatiseerde prikklokken zijn een goed voorbeeld. Medewerkers worden bij aankomst door deze klokken gecontroleerd en aan het einde van hun dienst gecontroleerd.
Geautomatiseerde tijdklok elimineert de mogelijkheid dat werknemers vals spelen met hun werktijden.
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.