De geschreven communicatie Het is elk type interactie dat gebruik maakt van de geschreven code. Hoewel het op hetzelfde taalsysteem van oraliteit is gebaseerd, zijn de eigenschappen ervan verschillend. Dus, in tegenstelling tot andere, is de geschreven vorm volledig conventioneel. Het moet gedefinieerde patronen volgen in overeenstemming met de regels die door de taal zijn vastgesteld.
Aan de andere kant is schriftelijke communicatie de meest voorkomende vorm van formele communicatie tussen mensen, en vervult ze verschillende soorten sociale functies. Onder zijn toepassingen wordt het heel vaak gebruikt om verschillende soorten gebeurtenissen te documenteren en om interpersoonlijke interacties uit te voeren.
Bovendien is een ander van de meest relevante kenmerken dat het niet de aanwezigheid van de zender en ontvanger in dezelfde ruimte en tijd vereist. Daardoor wordt het bericht vertraagd ontvangen en is de interactie van de schrijver (afzender) en de lezer (ontvanger) zeer beperkt.
Aan de andere kant is schriftelijke communicatie in wezen een creatieve activiteit die bewuste inspanning vereist. Deze inspanning komt voort uit de prikkels die door de geest worden geproduceerd.
Hierin verschilt het van de orale, waar ze van buitenaf worden opgepikt door sensorische receptoren. Degenen die schrijven, komen daarentegen voort uit interne intellectuele activiteit.
Artikel index
Een van de kenmerken van schriftelijke communicatie is gerelateerd aan de factor tijd. In een face-to-face communicatiesituatie worden de gecodeerde berichten van de afzender onmiddellijk door de ontvanger ontvangen.
Maar in een schriftelijke communicatie is er altijd een vertraging. Over het algemeen is er geen vaste tijdslimiet voor deze vertraging.
De communicatiecyclus omvat vier communicatieve basiselementen: de afzender, het bericht samen met het communicatiekanaal, de ontvanger en het antwoord of de reactie. Omdat de ontvangst van het bericht vertraagd plaatsvindt, is de cyclus van schriftelijke communicatie beperkter.
Door nieuwe vorderingen op het gebied van communicatie en informatie kunnen veel kanalen de laatste stap van de cyclus (feedback of reactie) echter in bijna dezelfde tijd voltooien als bij een persoonlijke communicatie. Een voorbeeld hiervan zijn instant messaging-diensten.
De schriftelijke vastlegging beperkt de mogelijkheid van overtolligheid. Bij mondelinge communicatie ondersteunen gebaren en paraverbale elementen - zoals intonatie - verbale taal.
Dit is bij schriftelijke communicatie niet het geval. Daarom is er meer vraag, waardoor de uitgevende instelling de woorden nauwkeuriger moet gebruiken..
In feite heeft schriftelijke communicatie een hoge maatschappelijke waarde. Deze beoordeling neemt af met de herhaling van woorden en het gebruik van dezelfde syntactische patronen. Hier primeert originaliteit en zelfs formele innovatie.
Over het algemeen is schriftelijke communicatie geen spontane handeling. Schrijven voldoet vaak aan een aantal voorwaarden of eisen. Onder hen, als effectieve communicatie wordt gezocht, is het noodzakelijk om duidelijk te zijn over de inhoud van de boodschap als geheel en de interne verwoording ervan..
Om dit te doen, moet de uitgevende instelling een tekstorganisatieschema hebben. Naarmate de tekst vordert, worden alle elementen van het bericht aaneengeschakeld totdat relevante ideeën met betekenis worden verkregen.
Wat betreft de soorten schriftelijke communicatie, er zijn zo veel als de veelvoudige en diverse gebieden van menselijk handelen. Zo verdwijnen er telkens enkele (telegrammen) en verschijnen er weer andere (bijvoorbeeld e-mail). Slechts enkele hiervan zullen hieronder worden beschreven..
Een memo is een populair middel voor interne schriftelijke communicatie tussen leden van een organisatie. Het is een korte vorm van brief met minimale vormen van beleefdheid en onmiddellijke toegang tot het specifieke onderwerp van het bericht.
Bij dit type communicatie zijn er over het algemeen vooraf ingestelde formaten. De belangrijkste regel waaraan moet worden voldaan, is onder meer de juiste formulering en persoonlijk en hiërarchisch respect. De manier van schrijven moet direct zijn en zonder enige vorm van vertrouwdheid.
Rapporten zijn een ander type schriftelijke communicatie. Ze kunnen worden gebruikt voor commerciële, educatieve, juridische of wetenschappelijke doeleinden.
Afhankelijk van de aard en het doel van het rapport kunnen er vooraf vastgestelde formaten zijn. In algemene termen moet een rapport echter een korte inleiding, hoofddoelstellingen en resultaten bevatten..
Soms zijn grafieken en tabellen opgenomen om het begrip van de resultaten te vergemakkelijken. Evenzo bevatten veel rapporten een lijst met aanbevelingen..
Brochures zijn publicaties waarin bedrijven hun producten en diensten presenteren. Ze worden ook uitgezonden om verkoopvertegenwoordigers bij te staan bij hun klantenbezoeken..
Bedrijven maken brochures in vele soorten en maten. Sommige brochures hebben het formaat van letter, terwijl andere in twee of drie delen worden gevouwen.
Aan de andere kant worden ze gekenmerkt door erg kleurrijk en met een overvloed aan afbeeldingen in hun belangrijkste producten of diensten. De teksten zijn klein en met veel witruimte zodat de brochure goed leesbaar is.
E-mails zijn nu een veel voorkomende vorm van communicatie. Ze worden gebruikt om documenten te verzenden, vergaderingen te organiseren, afspraken te bevestigen en contact op te nemen met sollicitanten. Daarnaast worden ze gebruikt om persoonlijke zaken af te handelen.
Ondanks zijn relatieve informaliteit, moeten e-mails bepaalde conventionele regels volgen. Daartoe kent het formaat spaties toe voor afzender, ontvanger, onderwerp en een ruimte waar het bericht moet worden geschreven..
Zelfs als ze worden gebruikt voor niet-commerciële doeleinden, zijn er bepaalde conventies die moeten worden gevolgd om negatieve reacties te voorkomen. Onder hen kunnen we het correct schrijven van namen en titels, het juiste gebruik van leestekens en de juiste conformatie van zinnen en alinea's noemen..
Voorstellen zijn documenten die toekomstige projecten beschrijven. Dit zijn meestal maar één of twee pagina's lang. Ze omvatten de bijbehorende kosten van elke specifieke taak van het project.
Andere kosten die niet direct met het project te maken hebben, kunnen worden meegerekend, zoals onder meer print-, post- en verzendkosten..
Brieven zijn een van de oudste vormen van schriftelijke communicatie. Het onderwerp van de brieven kan persoonlijk of zakelijk zijn. Vóór de komst van elektronische formulieren waren dit een zeer populair communicatiemiddel. Net als in e-mails werden op commercieel vlak nuchtere vormen van beleefdheid en beknopte berichten gebruikt.
De persoonlijke brieven vertoonden echter minder conventioneel schrijven. Gratis behandelingen waren minimaal. De ontwikkeling van het thema was op het gemak van de verzender en ontvanger van het bericht. Het aantal pagina's werd beperkt door de capaciteit van beide. Deze zijn geleidelijk vervangen door elektronische berichten.
Het telegram is een korte en vereenvoudigde versie van een brief. Hier worden beleefdheidsformules tot een minimum beperkt en soms weggelaten. De tekst van het bericht is geschreven met weglating van zoveel mogelijk woorden en met behoud van het minimum dat nodig is om het te begrijpen..
Evenzo waren de vormen van beleefdheid over het algemeen standaard en verkorte vormen (meneer voor meneer, mevrouw, voor mevrouw, en dergelijke). Net als in brieven is het gebruik ervan afgenomen met de opkomst van elektronische media.
Dit was de baanbrekende manier om geschreven berichten elektronisch te verzenden. Ondanks het feit dat zowel het schrijven als het lezen op schriftelijk papier plaatsvond, gebeurde de verzending ervan langs elektronische weg. Het gebruik ervan is afgenomen als gevolg van het toenemende gebruik van elektronische media.
In algemene termen worden de drie belangrijkste elementen van schriftelijke communicatie beschouwd als structuur (vorm van inhoud), stijl (schrijven) en inhoud (thema).
Als het op structuur aankomt, helpt het lezers het onderwerp te begrijpen. Daarom wordt aanbevolen om duidelijk te zijn over de doeleinden voordat u begint met schrijven.
Qua stijl heeft dit in eerste instantie betrekking op de uitgevende instelling. Het is echter ook belangrijk om rekening te houden met de potentiële ontvangers van het geschreven materiaal. Soms vereist het het gebruik van korte zinnen of alinea's, met een eenvoudige woordenschat. Soms moet de boodschap wat langer en uitgebreider zijn.
Ten slotte kan dit qua onderwerp zeer gevarieerd zijn. Alle gebieden van menselijke interactie kunnen het onderwerp zijn van schriftelijke communicatie. Dit omvat alles van wetenschappelijk tot persoonlijk, via wetten en procedures..
Schriftelijke communicatie is een permanent informatiemiddel. Daarom is het handig wanneer het bijhouden van gegevens vereist is. Evenzo is het erg belangrijk bij de juiste delegatie van verantwoordelijkheden en bij het vaststellen van normen en procedures. Aan de andere kant is het mogelijk om herhaaldelijk berichten op te vragen.
Dankzij de mogelijkheid van bestendigheid in de tijd, is schriftelijke communicatie ideaal als controlemiddel. Onder meer controle- of resultatenbladen, wetten, overeenkomsten zijn de documenten die het meest worden verwerkt via deze communicatiemethode..
Schriftelijke communicatie wordt in hoge mate bewaard. Hierdoor is het veilig en duurzaam. Technologische vooruitgang heeft andere manieren van informatiebehoud mogelijk gemaakt. Tot op heden blijft het originele geschreven document echter het laatste bewijs van zijn bestaan en originaliteit..
Mensen die dit medium efficiënt gebruiken, reflecteren voordat ze schrijven. De handeling van het schrijven van een bericht wordt altijd voorafgegaan door een proces van denken en definiëren wat u wilt uitdrukken. Zelfs het schrijven zelf is een reflecterend proces. Daarom is deze communicatieve modus ideaal voor het verzenden van nauwkeurigheid en precisie..
In berichten die via schriftelijke communicatie worden verzonden, is er minder kans op vervorming. In dit communicatiesysteem wordt de informatie permanent geregistreerd en kan deze op elk moment worden geverifieerd. Er is dus minder kans op vervorming of wijziging van de informatie.
Aan de andere kant is er minder kans dat de berichten verkeerd worden geïnterpreteerd. In geval van twijfel kan het bericht zo vaak als nodig worden herlezen totdat het volledig is begrepen..
Ook kan de snelheid van lezen of herlezen worden aangepast aan het niveau van begrip van de ontvanger van het bericht. Op deze manier kan worden gegarandeerd dat als zowel de afzender als de ontvanger dezelfde codes hanteren, het bericht naar wens aankomt..
Schriftelijke communicatie is niet economisch. Er zijn kosten verbonden aan het materiaal (onder andere papier en inkt) en de arbeid die wordt gebruikt om de geschriften te schrijven en af te leveren. Deze kosten kunnen toenemen afhankelijk van de fysieke afstand tussen de zender en de ontvanger..
Het gebruik van schriftelijke communicatie vereist grote vaardigheden en competenties in het gebruik van taal en woordenschat. Het gebrek aan schrijfvaardigheid en de slechte kwaliteit van de teksten hebben een negatieve invloed op de boodschap en brengen het effectieve begrip ervan in gevaar.
Feedback op het bericht in schriftelijke communicatie is niet onmiddellijk. Bij dit type communicatie is het coderings- en decoderingsproces traag.
Afhankelijk van de gebruikte code kan het begrip langer duren dan gewenst. In ieder geval is de feedback op het gemak van de ontvanger van het bericht, niet van de afzender.
Omdat het een reflecterend medium is, is het moeilijker om emotionaliteit uit te drukken in schriftelijke communicatie. In feite gebruiken dichters en kunstenaars die dit medium gebruiken om schoonheid en emoties uit te drukken, technieken die moeilijk te hanteren zijn. De ene keer zijn ze succesvol, maar de andere keer voldoen ze niet aan het doel om de emotionaliteit van de kunstenaar over te brengen.
Dit type communicatie staat bekend als koud, onpersoonlijk en staat in contrast met andere vormen van communicatie die verbale en gebarenkenmerken kunnen bevatten. Om deze reden wordt het vaker gebruikt bij het verzenden van informatie waarbij de juistheid van de feiten belangrijk is..
De schriftelijke communicatiemethode maakt het moeilijk om de ontvangst van het bericht onmiddellijk te bevestigen. In sommige gevallen is het zelfs niet mogelijk om te bepalen of het bericht de beoogde ontvanger heeft bereikt..
Gebrek aan flexibiliteit is een ander nadeel van schriftelijke communicatie. Zodra een origineel bericht is verzonden, is er geen mogelijkheid tot snelle inhoudscorrectie.
Eventuele wijzigingen die nodig zijn, moeten worden goedgekeurd door de ontvanger van het bericht. Evenzo heeft elke aangebrachte correctie, zelfs gedeeltelijk, invloed op het hele bericht..
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.