Een projectactiviteitenplanning is een document, meestal gemaakt in de vorm van een tabel of grafiek, waarin alle taken die moeten worden uitgevoerd om een bepaald project in een bepaalde tijd uit te voeren, eenvoudig kunnen worden gevisualiseerd..
Bovendien is het niet alleen mogelijk om te zien welke taken nodig zijn om het project uit te voeren, maar ook hoe lang deze taken moeten worden uitgevoerd en wanneer ze moeten worden uitgevoerd, aangezien het voor sommige projecten nodig kan zijn om maak een taak af om een andere te starten.
Bovendien kan genoemd schema ook informatie bevatten over de middelen die nodig zijn om elke taak uit te voeren, en over de persoon of sector die verantwoordelijk is voor het uitvoeren ervan, naast andere informatie..
Er is niet één manier om een activiteitenplanning te maken, hoewel een van de meest gebruikte grafieken bij het maken ervan het Gantt-diagram is..
Hier zijn enkele van de belangrijkste functies waarvoor projectactiviteitsschema's worden gebruikt:
Het feit dat er een gedetailleerd activiteitenprogramma is, maakt het mogelijk om beter toezicht te houden op de taken die moeten worden uitgevoerd om een bepaald project te voltooien. Op deze manier is het mogelijk om vertragingen of gemiste taken te corrigeren of zelfs te vermijden.
In een softwareproject kan de persoon die verantwoordelijk is voor het besturen van de geplande activiteiten bijvoorbeeld zien of de taken binnen de gestelde tijd worden voltooid of dat er taken zijn met vertraging..
Door gebruik te maken van een activiteitenschema waarin de hoeveelheden materiaal die nodig zijn om elke taak uit te voeren zijn vastgelegd, is het mogelijk om eenvoudig te bepalen hoeveel materiaal en wanneer het nodig zal zijn..
In een activiteitenschema van een bouwproject kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk zien tegen welke datum een bepaalde hoeveelheid beton nodig zal zijn. Op deze manier kunt u, als u niet de benodigde hoeveelheid beton op voorraad heeft, het materiaal van tevoren kopen zodat het beschikbaar is wanneer u het nodig heeft..
Dankzij het gebruik van een activiteitenplanning is het mogelijk om te detecteren in welk deel van het proces er meer files zijn, deze problemen tijdig op te lossen zodat er geen vertragingen zijn.
Als in een fabriek bijvoorbeeld wordt gedetecteerd dat er een mogelijke vertraging is bij de fabricage van een belangrijk onderdeel, kunnen meer werknemers in die sector worden geplaatst om de taak sneller te voltooien..
Om een activiteitenprogramma voor een project uit te voeren, moeten de volgende stappen worden gevolgd:
Het eerste dat u moet doen om een activiteitenschema te maken, is door alle taken te definiëren die nodig zijn om het project te voltooien..
In het geval dat bij het project verschillende sectoren van een fabriek of bedrijf betrokken zijn, wordt aanbevolen dat alle mensen die verantwoordelijk zijn voor de verschillende gebieden van hetzelfde project gedetailleerde informatie verstrekken over de uit te voeren taken..
Vervolgens moeten de relaties tussen elk van de uit te voeren activiteiten worden gelegd..
Dit wordt gedaan met de bedoeling mogelijke conflicten of onderbrekingen te vermijden, aangezien bepaalde taken van andere afhankelijk kunnen zijn. Om deze reden worden de activiteiten als volgt ingedeeld:
Dit zijn activiteiten die niet kunnen worden gestart voordat een andere activiteit is voltooid.
Het zijn deze activiteiten die tegelijkertijd kunnen starten.
Dit zijn activiteiten die afhankelijk zijn van de voltooiing van een volgende activiteit om te beginnen.
Deze activiteiten eindigen op hetzelfde moment.
In deze stap moet u definiëren hoe lang elk van de activiteiten afzonderlijk duurt. De vastgestelde tijd is een schatting, al dient deze zo realistisch mogelijk te zijn, aangezien de betrouwbaarheid van de planning hiervan afhangt..
Door deze tijden vast te stellen, zal het mogelijk zijn om te controleren of de activiteiten binnen de gestelde tijd worden uitgevoerd, of dat enige aanpassing of correctie nodig is in een proces om te voldoen aan de kalender.
Nadat de activiteiten zijn gedefinieerd en gekoppeld aan hun respectievelijke doorlooptijden, wordt de planning uitgevoerd. Een van de meest gebruikte formulieren voor het opstellen van activiteitenschema's is het Gantt-diagram, hoewel er ook andere formaten zijn.
Wat de tijden betreft, moet bij elke activiteit rekening worden gehouden met bepaalde marges, aangezien het mogelijk is dat zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen.
Bovendien kunt u in deze stap de middelen (onder andere materialen en arbeid) toevoegen die elke activiteit moet worden uitgevoerd..
Vanwege het feit dat er een groot aantal variabelen is die de vooraf vastgestelde tijden in de planning kunnen wijzigen, is het noodzakelijk om zowel tijd als middelen te beheersen terwijl de activiteiten worden uitgevoerd..
Op deze manier kunnen aanpassingen in de planning worden aangebracht om enkele ongemakken te corrigeren die kunnen optreden, zoals het verplaatsen van middelen of het creëren van nieuwe taken..
Hier zijn enkele voorbeelden van verschillende activiteitenschema's voor projecten:
Het volgende voorbeeld is een activiteitenprogramma voor een softwareproject.
Het volgende voorbeeld is een activiteitenschema van een onderzoeksproject.
Het volgende voorbeeld is dat van een activiteitenprogramma voor een afstudeerproject.
Het volgende voorbeeld is een activiteitenplanning voor een bouwproject. In dit specifieke geval dat van een verbouwing in een huis.
Het volgende voorbeeld is een schema met educatieve projectactiviteiten.
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.