De administratief beheer Het zijn de formulieren, acties en mechanismen die het mogelijk maken om de menselijke, materiële en financiële middelen van een bedrijf te gebruiken om de voorgestelde doelstelling te bereiken. Het is gebaseerd op vier fundamentele principes; de volgorde is de eerste, volgens elke werknemer moet hij de functie bekleden waarvoor hij is opgeleid.
Gebrek aan orde leidt tot minder efficiënt werken en verkeerd gebruik van middelen. Het tweede principe is discipline; binnen de discipline administratief beheer is een belangrijk aspect, aangezien de normen en regels door iedereen moeten worden nageleefd en gerespecteerd.
Het derde principe is eenheid van bevel. De werknemer moet weten bij wie hij zijn werk meldt en van wie hij opdrachten zal ontvangen, om foutieve berichten die de kwaliteit van het werk schaden te voorkomen. Ten slotte is het stimuleren en waarderen van initiatief bij het personeel cruciaal om te motiveren; Dit heeft een positieve invloed op de werkomgeving en het behalen van doelen..
Administratief beheer is essentieel voor de organisatie, aangezien het de basis vormt waarop de eigen taken van de groep worden uitgevoerd en tevens een netwerk vormt dat gericht is op het behalen van zakelijke doelstellingen.
Artikel index
De beheerprocessen moeten naar behoren worden uitgevoerd zodat er effectief wordt gepresteerd in elk van de administratieve functies.
Deze moeten planning, organisatie, aansturing en controle omvatten, allemaal draaiende op basis van het bereiken van de doelstellingen..
Het verwijst naar de selectie, opleiding, plaatsing en beloning van personeel. Het behalen van de doelstellingen van de organisatie hangt af van het kunnen beschikken over het juiste personeel, waarvoor de interesse om te voldoen aan de behoeften van de medewerkers moet worden gehandhaafd en tegelijkertijd loyaal moet zijn aan de organisatie.
De activa van een organisatie moeten worden beschermd tegen misbruik, verlies of schade veroorzaakt door diefstal, brand of andere middelen.
Om deze reden is het noodzakelijk om voor elk type activum een adequate registratie bij te houden, waarbij het personeel verantwoordelijk wordt gehouden voor het juiste gebruik en de bescherming ervan..
Een van de belangrijke functies van administratief beheer is het opzetten en onderhouden van verschillende communicatielijnen tussen de organisatie en het gerelateerde publiek (klanten, aandeelhouders, medewerkers, leveranciers, consumenten)..
Voor een stabiele en ononderbroken uitvoering van administratief werk moeten gedefinieerde routinesystemen en procedures worden ontwikkeld. Dit wordt ingegeven door de aard van onderlinge afhankelijkheid en verwevenheid tussen de specifieke taken van elke afdeling..
Op elke afdeling is er behoefte aan voldoende vaste activa om de daar uitgevoerde werkzaamheden efficiënt en economisch te kunnen uitvoeren. Daarom moet een standaardprocedure worden gevolgd bij de selectie en aankoop van elk type vereist vast activum..
Een belangrijk aspect is het uitvoeren van een detectie en evaluatie van de werkelijke behoefte aan het actief, om zo onnodige uitgaven te vermijden die de financiën van het bedrijf beïnvloeden..
Aangezien administratief werk bijzondere kenmerken heeft, moeten de gebruikte formulieren zo zijn ontworpen dat de vereiste informatie op een adequate manier wordt verstrekt..
Het is de taak van de administratie om deze formulieren te ontwerpen en het gebruik ervan te standaardiseren om de kosten te drukken..
Deze artikelen moeten voldoen aan de behoeften van de gebruikers, aangezien ze de systematische en snelle uitvoering van het uitgevoerde werk zullen beïnvloeden..
Daarom is het belangrijk om te zorgen voor de standaardisatie, selectie en aankoop van deze inputs, evenals hun distributie naar andere afdelingen, indien nodig.
Planning is de hoeksteen van dit proces, aangezien de vervolgacties hieruit zullen worden afgeleid. Om een efficiënt proces uit te voeren, moet u rekening houden met het volgende:
- Zorg voor duidelijke doelstellingen.
- Bestudeer de omgeving waarin het werk zal worden uitgevoerd.
- Identificeer en wijs de taken toe die helpen bij het bereiken van de doelstellingen.
- Maak een alomvattend plan met resultaten, en benadruk de creatieve elementen die helpen om het werk effectief uit te voeren.
- Bepaal het beleid, de methoden en procedures die nodig zijn voor de uitvoering van het werk.
- Creëer waarschuwingssystemen waarmee kan worden geanticipeerd op toekomstige problemen.
- Werk de plannen voortdurend bij, rekening houdend met de resultaten van de controles die erop worden uitgeoefend.
Om succesvol te zijn, moeten alle menselijke, financiële en materiële middelen die verband houden met het uit te voeren werk, worden gecoördineerd..
Dit impliceert het opstellen van een set regels en taaktoewijzingen die strikt gevolgd moeten worden door de betrokken personen. Enkele van deze activiteiten zijn:
- Verdeel het werk rekening houdend met de bedrijfseenheden.
- Groepeer taken op banen.
- Structureer de operationele units met criteria van beheersbaarheid en affiniteit met het werk.
- Selecteer personeel met de vereiste vaardigheden voor een bepaalde functie.
- Breng aanpassingen aan in de uitgevoerde activiteiten op basis van de resultaten van hun beheersing..
Om te voldoen aan de geplande en georganiseerde strategieën, is het noodzakelijk om de acties te ondernemen die ze initiëren en ze continuïteit te geven..
Tot deze maatregelen behoren onder meer het aansturen van de activiteit en het bevorderen van de ontwikkeling van de werknemer op de werkvloer en persoonlijk, zodat deze motivatie wordt vertaald in het efficiënt behalen van de doelstelling. Deze strategieën kunnen zijn:
- Leid en moedig de groep aan om het doel te bereiken.
- Breng directe, open en transparante communicatie tot stand met elk van de betrokkenen, direct of indirect, op het werk.
- Ontwikkel het potentieel van elk lid.
- Creëer prikkels voor werknemers die uitblinken in bepaalde vooraf vastgestelde criteria, zoals creativiteit, snelheid van voltooiing, onder andere.
- Stel constante evaluatiemechanismen op van het uitvoeringsproces om, indien nodig, maatregelen te corrigeren.
Het is belangrijk om strategieën te implementeren om te verifiëren dat wat gepland, georganiseerd en uitgevoerd wordt, bevredigend en effectief vordert in de richting van het bereiken van de doelstelling.
Hierdoor kunnen beslissingen worden genomen om activiteiten te vervangen of het proces te heroriënteren, waardoor het geoptimaliseerd kan worden. Dit kunnen enkele van de te volgen acties zijn:
- Maak vergelijkingen van de resultaten met de algemene plannen van het bedrijf.
- Evalueer het product van het werk, op basis van de prestatienormen van hetzelfde.
- Maak de middelen die bij de metingen moeten worden gebruikt, openbaar.
- Geef de suggesties door aan het verantwoordelijke personeel om de nodige acties te corrigeren.
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.