De kantoorfuncties domineren Het zijn de administratieve werkzaamheden die worden uitgevoerd door het personeel van een bedrijf, organisatie of instelling en die nodig zijn voor de werking ervan. Als het efficiënt wordt gedaan, zijn de resultaten meestal veel beter dan als het slecht wordt gedaan..
Kantoorwerk heeft doorgaans een normale maandag tot en met vrijdag die begint om 8 of 9 uur 's ochtends. en duurt tot 16.00 uur of 17.00 uur, hoewel dit per land of regio verschilt.
De meeste kantoorbanen vereisen basisvaardigheden zoals: vloeiende mondelinge communicatie, het vermogen om te schrijven, archiveren en enige ervaring met kantoorapparatuur zoals computers, fotokopieerapparaten, enz..
Afhankelijk van het niveau van de functie of de aangenomen verantwoordelijkheid, is het vereist dat de persoon een technische, universitaire of vierde graads opleiding heeft genoten.
Dit is de eerste en belangrijkste taak, aangezien het bestaat uit het definiëren hoe organisatiemethoden en -structuren kunnen bijdragen aan het businessplan..
Er zijn technologische hulpmiddelen waarmee deze methoden later kunnen worden gespecificeerd in taken die onder de teamleden worden verdeeld, maar alleen een goede planning kan garanderen dat alles uiteindelijk bijdraagt aan de zakelijke doelstelling..
Algemene planning vereist een duidelijke bedrijfsvisie en een bepaald hiërarchisch niveau binnen het bedrijf, maar elk teamlid moet zijn werk zo plannen dat hij de gestelde doelen en deadlines kan halen..
Een taak die dagelijks de tijd in beslag neemt van degenen die op kantoor werken, is het schrijven, op welk medium dan ook, van rapporten die hun functies ondersteunen of beschrijven of die dienen om de rest van hun collega's de details uit te leggen (achtergrond, voortgang, resultaten, voor- en nadelen, enz.), van een bepaald project.
Deze documenten dienen ook als een verslag van de activiteit van de organisatie waartoe dat bureau behoort, voor toekomstige audits of beoordelingen..
Het zijn bijeenkomsten tussen de leden van een werkteam waarin ideeën worden uitgewisseld over lopende projecten, nieuwe voorstellen worden gepresenteerd, presentaties, rapporten of rapporten worden gedeeld..
Normaal gesproken hebben ze als doel om alle aanwezigen op één lijn te brengen met het bereiken van een gemeenschappelijk doel, door rollen, taken en deadlines aan iedereen toe te wijzen. Ze dienen ook om problemen op te lossen die mogelijk zijn ontstaan bij het uitvoeren van taken.
Ze hebben meestal een zeer gedefinieerde frequentie, duur en dynamiek. Evenzo wordt wat erin wordt besproken, meestal in minuten of minuten vastgelegd voor archivering.
Sommige organisaties houden dagelijks bijeenkomsten, andere meerdere dagen per week, andere elke twee weken en weer andere maandelijks. De frequentie van de vergaderingen is afhankelijk van elk bedrijf en zijn behoeften.
Het gaat erom de agenda van alle mensen die in een vergadering aanwezig moeten zijn, zo te coördineren dat ze erin slagen om samen te vallen op een specifieke plaats en tijd.
Het is een lastige taak, dus vertrouwen op technologie kan een goed idee zijn. Er zijn applicaties, zoals ScheduleOnce, waarmee u automatisch vergaderingen kunt plannen, zodat gasten de beschikbare datums kunnen zien en een tijd kunnen kiezen die voor hen het beste uitkomt..
Het is een taak die lang kan duren. Een Adobe-rapport dat in 2016 werd gepubliceerd en dat het resultaat was van een zelfbeheerde enquête onder meer dan duizend werknemers, laat zien dat we gemiddeld 20,5 uur per week besteden aan het controleren van onze zakelijke e-mail..
Het classificeren, lezen en beantwoorden van e-mails is een veel voorkomende vorm van communicatie en maakt het mogelijk bestanden en indrukken uit te wisselen met betrekking tot een project of organisatorisch proces.
Hoewel bedrijven constant op zoek zijn naar efficiëntere manieren om e-mails te beheren, zijn er ook toepassingen zoals Gmail's Smart Labels.
Een andere manier om deze taak te versnellen, is door standaard e-mailsjablonen op te nemen, of teksten die met minimale aanpassingen naar verschillende ontvangers en op verschillende tijdstippen kunnen worden verzonden..
Bij deze taak moet worden gegarandeerd dat het geld zijn levenscyclus vervult bij de aan- en verkoop van producten en diensten; alle facturen hebben ingediend, geboekt, betaald en verzonden. Er zijn natuurlijk kantoren waar ze zich hier alleen voor inzetten.
Deze activiteit omvat ook het bijhouden van financiële rekeningen en juridische documenten, zodat er geen problemen zijn met het wettelijk kader dat de betreffende organisatie aangaat..
Deze functie zorgt ervoor dat alle goederen die verband houden met het werk van het bedrijf van en naar magazijnen en klanten worden vervoerd. Het omvat ook contacten met leveranciers om grondstoffen te verkrijgen voor de vervaardiging van nieuwe producten..
Het doel van deze functie is te garanderen dat het bedrijf al het nodige in zijn bezit heeft om de productie van het goed of de dienst die het commercialiseert, gaande te houden..
Op kantoor is het ook nodig om de telefoon op te nemen, omdat het een communicatiemiddel is met klanten, leveranciers en tussen medewerkers onderling..
Hoewel het een eenvoudige taak lijkt, vereist het een bepaald protocol, omdat het de stem kan zijn die iemand buiten het bedrijf associeert met zijn imago. Daarom is het belangrijk om de regels van beleefdheid te respecteren, een institutionele toon te behouden, het stemvolume en de gebruikte woordenschat te matigen.
Een ander belangrijk stuk informatie, dat soms over het hoofd wordt gezien bij het uitvoeren van deze functie, is om zoveel mogelijk gegevens op te schrijven over de persoon aan de andere kant van de telefoon; Dit voedt de contactendatabase van het bedrijf en stelt u in staat om de besproken kwestie tijdens het telefoongesprek correct op te volgen..
De meeste taken die op kantoor worden uitgevoerd, genereren een document: facturen, notities, notulen, notulen, verkooprapporten, enz..
Digitaal of op papier: het is een hoeveelheid informatie waarvoor iemand verantwoordelijk moet zijn voor het catalogiseren, archiveren en beveiligen ervan in overeenstemming met het belang ervan voor het bedrijf..
Juist dit laatste punt, dat van de bescherming van informatie, is een onderwerp dat voor veel organisaties kopzorgen is geworden, waarvoor steeds meer tools, protocollen en procedures in opkomst zijn die beveiliging bieden in het bestand en de overdracht van gegevens. een organisatie.
In sommige gevallen worden externe harde schijven gebruikt, in andere gevallen zijn er speciale servers voor deze gevallen of opslagplatforms in de "cloud" zoals Microsoft OneDrive, Google Drive of Apple iCloud..
Een taak die, ondanks het feit dat er geen zeer hoge academische opleiding vereist is, wel een goede organisatie, verantwoordelijkheid en gevoel van urgentie vereist, is het verspreiden van correspondentie binnen het kantoor..
Een schets van een ontwerp, de creditcard die door de bank is verzonden, de facturen van een leverancier of de antwoordbrief van een overheidsinstantie, zijn enkele van de documenten waar elke werknemer op wacht en waarop vele andere processen binnen het bedrijf.
Deze functie bestaat uit het fysiek bijstaan van klanten met twijfels of klachten over de producten of diensten die door het bedrijf worden aangeboden..
Het bestaat uit het afdrukken van de documenten die fysiek moeten worden bewaard of het maken van kopieën van de documenten die in tweevoud moeten worden bewaard of afgeleverd aan de werknemers van het bedrijf.
Dit is een van de taken van het personeelsselectieproces. Ze kunnen individueel of in groepen worden uitgevoerd, dat wil zeggen, gericht op een enkele kandidaat of op meerdere.
Kantoorartikelen zijn essentieel voor de efficiëntie ervan. Briefpapier, printerinkt, verpakkingen of papier moeten altijd beschikbaar zijn, dus er moet iemand zijn die verantwoordelijk is voor het beheer ervan.
Administratieve procedures zijn essentieel voor een bedrijf om de stabiliteit te behouden en zakelijk succes te kunnen behalen. Op de hoogte zijn van juridische kwesties, papierwerk en andere bureaucratische regelingen zijn enkele van deze functies.
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.