Onder de belangrijkste functies van een secretaris Ze leggen de nadruk op het beheren van de agenda, het dienen van het publiek en het omgaan met vertrouwelijke informatie. Het is de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van administratieve assistentietaken op kantoor.
Deze positie kan worden uitgeoefend door een man of een vrouw, hoewel de meest voorkomende is dat het een vrouw is die het uitoefent. Ze zijn meestal verantwoordelijk voor de vertrouwelijke zaken van mensen met een bepaalde hiërarchie binnen het bedrijf, zoals directeuren, managers, presidenten, onder anderen. Dit maakt hen tot de rechterhand van de leidinggevende voor wie ze werken..
Als het bedrijf klein is, heeft de grootste werklast van de secretaris betrekking op basistaken op kantoor.
Sommige landen in de wereld wijden gedurende het jaar een speciale dag aan hem om zijn werk te bedanken en te vieren. In Colombia, Peru en Mexico is de dag van de secretaris bijvoorbeeld 26 april, terwijl het in Venezuela 30 september is.
De taak van een secretaresse is om haar baas te ondersteunen en samen te werken zodat ze haar rol binnen de organisatie volledig kan vervullen, zonder vertraging of afleiding.
Hoewel de aard van het bedrijf van invloed is op het soort werk dat van een secretaresse wordt verlangd, kan worden gesteld dat haar belangrijkste functies zijn:
Het is de verantwoordelijkheid van de secretaris om de agenda van degene voor wie ze werkt actueel te houden. Daar moet u al uw werkverplichtingen weerspiegelen en soms ook persoonlijk.
Ook moet u de gegevens bijhouden van alle personen en instellingen waarmee uw werkgever verbonden moet zijn.
De agenda van een secretaresse dient vaak als een operationeel logboek voor de leidinggevende voor wie ze werkt..
Aandacht voor het publiek is een van de meest fundamentele taken die de secretaris moet uitvoeren. U moet oproepen beantwoorden en de reden ervoor noteren, evenals alle gegevens waarmee uw werkgever de kwestie effectief kan opvolgen..
Hij is ook de persoon die bezoekers op kantoor begroet. Om deze reden is het belangrijk dat de secretaris een imago behoudt dat aansluit bij het bedrijfsimago van de werkplek..
Zijn rol daar is niet alleen om bezoekers te begroeten en het wachten vriendelijk te maken, maar ook om de eerste instructies en richtlijnen te geven over de organisatiecultuur en interne processen van het bedrijf..
Een secretaresse is niet alleen degene die correspondentie van haar baas ontvangt en afhandelt, maar schrijft, leest, beantwoordt en archiveert de meeste brieven, mededelingen, memo's en e-mails van haar werkgever..
Hiertoe dient u bepaalde toepassingen van software waarmee u dergelijke documenten met grotere behendigheid en snelheid kunt voorbereiden.
De specificiteit van deze competenties hangt af van het soort werk dat vereist is in het gebied waarin ze werken..
De secretaresse beheert de contactendatabase van haar baas en archiveert schriftelijke correspondentie, evenals notulen van vergaderingen en andere relevante documenten binnen het kantoor.
Het is de secretaris die normaal gesproken nota neemt van de zaken die in belangrijke vergaderingen worden besproken.
Een van de functies die een goede secretaresse onderscheidt, is het adequaat en efficiënt behandelen van alle uiterst belangrijke informatie voor de werking van het bedrijf of de instelling waarin ze werkt..
U moet bijvoorbeeld te allen tijde controle hebben over de juridische documenten die door overheidsinstanties kunnen worden verlangd.
U kunt ook toegang krijgen tot informatie uit de omgeving of van een van de actoren die gerelateerd zijn aan het bedrijf. Deze informatie moet op een discrete, efficiënte en tijdige manier worden beheerd..
De secretaris moet de kantooruitrusting en het meubilair bedienen en onderhouden: onder meer telefoons, fotokopieerapparaten, printers, projectoren, meubilair, archiefkasten..
Hij is degene die de inventaris van kantoorbenodigdheden en -apparatuur beheert. Het houdt ook fysieke en elektronische bestandssystemen op orde, zodat informatie direct beschikbaar is wanneer dat nodig is..
De secretaris moet een schone en georganiseerde werkruimte hebben, aangezien dit meestal een van de eerste dingen is die mensen buiten het bedrijf zien wanneer ze de faciliteiten betreden.
Normaal gesproken moet een leidinggevende zijn rapporten presenteren in de vorm van presentaties die de informatie samenvatten en rangschikken. Voor deze taak vraagt hij meestal zijn secretaris om hulp.
De persoon die op het secretariaat zit, moet ervoor zorgen dat de informatie die daar verschijnt correct de gegevens weerspiegelt die zijn baas wil delen.
U moet er ook op letten dat het een presentatie is zonder spelfouten en dat deze consistent is met de grafische identiteit van het bedrijf..
Het is ook de verantwoordelijkheid van een secretaris om zich ervan bewust te zijn dat het beleid en de procedures die nodig zijn om zorg te dragen voor de activa van het bedrijf of de instelling waarin ze werkt, worden gevolgd..
Volgens het hiërarchische niveau van haar baas kan de secretaris de nauwkeurigheid van de gegevens valideren die de details van de begrotingsoperaties weerspiegelen.
Een secretaris zorgt voor de beheerscontrole en de juiste administratie van middelen binnen het kantoor.
Als de baas om werkredenen veel moet reizen, heeft de secretaris de taak om alles met betrekking tot de reis te organiseren. Van de aanschaf van trein- of vliegtuigtickets, het reserveren van accommodatie of het inhuren van een chauffeur of lokale gids.
In veel gevallen is de secretaris verantwoordelijk voor het verspreiden of ontvangen van informatie van andere afdelingen voordat deze via haar baas gaan. Hiermee vermijdt u een overbelasting van het werk voor uw leidinggevende, aangezien u de belangrijkste behoeften kunt synthetiseren en die meer urgentie vereisen.
Met de opkomst van online banen ontstaat de figuur van secretaresses online of virtuele assistenten.
Deze secretarissen voeren de meeste van de hierboven beschreven taken uit, maar op afstand. In deze gevallen rekenen de secretaresses hun diensten per uur of per project af.
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.