De principes van administratieve controle zijn de algemene regels waaraan moet worden voldaan bij het analyseren of de acties worden uitgevoerd zoals gepland en het nemen van de nodige corrigerende maatregelen om de planning te bevestigen.
Beheren betekent proberen om de beschikbare middelen zo goed mogelijk te gebruiken om de bedrijfsdoelstelling te bereiken. Daarom omvat de administratie alle activiteiten van het bedrijf.
Administratieve controles zijn de reeks procedures die nodig zijn voor administratieve en economische efficiëntie. Als integraal onderdeel van het interne controlesysteem van een organisatie, is het doel ervan te zorgen voor de volledige en tijdige implementatie van het beleid en de plannen van het management..
Enkele voorbeelden van administratieve controles zijn onder meer procedurele wijzigingen, training van medewerkers en installatie van waarschuwingsborden..
De basisprincipes van administratieve controle kunnen worden gegroepeerd in elf categorieën, die het doel en de aard, de structuur en het proces weerspiegelen. Deze principes van administratieve controle worden hieronder beschreven.
Het basisdoel van administratieve controle is het behalen van doelstellingen. Dit wordt gedaan door gebreken in de plannen op te sporen.
Potentiële of feitelijke afwijkingen van plannen moeten voldoende worden opgespoord om effectieve corrigerende maatregelen mogelijk te maken.
Een administratief controlesysteem moet de oorzaken van afwijkingen van de plannen opsporen en signaleren tegen zo laag mogelijke kosten.
Het principe van efficiëntie is vooral belangrijk bij controle, omdat de technieken vaak duur en omslachtig zijn..
Een manager kan zo in beslag worden genomen door controle dat hij mogelijk meer uitgeeft dan nodig is om een afwijking op te sporen. Controles die ernstig interfereren met het gezag van ondergeschikten of met de motivatie van degenen die de plannen uitvoeren, zijn inefficiënt.
De belangrijkste verantwoordelijkheid voor het uitoefenen van controle berust bij de manager die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de plannen. Hun verantwoordelijkheid kan niet worden opgeheven of geannuleerd zonder de structuur van de organisatie te veranderen..
De verantwoordelijkheid voor controle moet in elke fase van de operatie aan specifieke mensen worden gegeven.
Dit eenvoudige principe verduidelijkt de zelden begrepen rol van controllers en regeleenheden..
Deze agentschappen fungeren als een dienst die controle-informatie verstrekt. Ze kunnen echter geen controle uitoefenen tenzij ze leidinggevende autoriteit en verantwoordelijkheid krijgen voor gecontroleerde zaken..
Beheersing moet, net als planning, toekomstgericht en preventief zijn. Dit principe is vaak verwaarloosd, grotendeels omdat de controle meer op statistische en boekhoudkundige gegevens is gebaseerd dan op prognoses en prognoses..
Hoewel de voorspellingen niet nauwkeurig zijn, zijn ze beter dan de historische gegevens. Idealiter zou een controlesysteem onmiddellijke feedback moeten geven om afwijkingen van de gewenste prestatie te corrigeren zodra ze zich voordoen..
Indien dit niet mogelijk is, dient de sturing gebaseerd te zijn op de prognoses, om te anticiperen op afwijkingen in de tijd. Er moet meer aandacht worden besteed aan het voorkomen van tekortkomingen dan aan het verhelpen ervan nadat ze zich hebben voorgedaan.
Kasprognoses helpen bijvoorbeeld om de solvabiliteit van bedrijven op peil te houden, te anticiperen op cashtekorten en deze te voorkomen.
De overgrote meerderheid van de bedieningselementen die tegenwoordig worden gebruikt, zijn gebaseerd op het feit dat mensen fouten maken. Vaak gebruikt als indirecte controle om fouten op te sporen, vaak achteraf.
Waar mogelijk moeten directe controles worden gebruikt om fouten te voorkomen. Door de kwaliteit van managers te verbeteren, kan de behoefte aan indirecte controles tot een minimum worden beperkt. Hoogwaardige managers maken weinig fouten en voeren al hun functies zo goed mogelijk uit.
Controle is de taak om ervoor te zorgen dat de plannen effectief worden uitgevoerd. Daarom moeten controletechnieken de specifieke aard en structuur van de plannen weerspiegelen..
Hoe duidelijker en uitgebreider de plannen van de organisatie zijn en hoe meer controles zijn ontworpen om deze plannen weer te geven, hoe effectiever de controles zullen zijn om aan de behoeften te voldoen..
Kostenbeheersing moet bijvoorbeeld worden gebaseerd op geplande kosten van een bepaald en specifiek type.
Feedbackgegevens moeten eerst onder aan de piramide worden gerapporteerd; dat wil zeggen, aan supervisors en zelfs aan operationeel personeel dat zich op de laagste niveaus bevindt.
Dit geeft werknemers de mogelijkheid om hun eigen situaties onder controle te houden en corrigerende maatregelen te versnellen..
Een administratief controlesysteem is in overeenstemming met het gebied van bestuurlijk gezag en dient de structuur van de organisatie te weerspiegelen..
Wanneer het administratieve controlesysteem is aangepast aan de structuur van de organisatie, bepaalt het de verantwoordelijkheid voor de actie en vergemakkelijkt het de correctie van de afwijking van de plannen.
Evenzo moet de informatie voor het evalueren van prestaties aan de hand van plannen worden afgestemd op de positie van de manager die deze zal gebruiken. Met andere woorden, alle cijfers en rapporten die voor controledoeleinden worden gebruikt, moeten in termen van de organisatie zijn..
Controles worden effectief wanneer ze consistent zijn met de positie, operationele verantwoordelijkheid, competentie en de behoeften van de betrokken persoon..
De reikwijdte en gedetailleerde informatie die vereist is, verschillen per niveau en rol van het management.
Evenzo geven verschillende managers de voorkeur aan verschillende vormen en eenheden van informatierapportage. Daarom moeten de controles voldoen aan de individuele vereisten van elke manager..
Alle operaties hebben bepaalde kwetsbare of kritieke punten. Deze veroorzaken de meeste problemen en leiden tot grote afwijkingen.
Een manager dient, terwijl hij controle uitoefent, zich te concentreren op de factoren die cruciaal zijn voor het evalueren van prestaties.
Het zou voor een manager onnodig en oneconomisch zijn om elk detail van de prestatie te verifiëren. Daarom moet u uw aandacht richten op kritieke prestatiepunten.
Controle blijkt tijdverspilling te zijn als er geen corrigerende maatregelen worden genomen. Corrigerende maatregelen kunnen bestaan uit heroverweging van plannen, reorganisatie, vervanging of training van een ondergeschikte, motivering van personeel, enz..
Controle is alleen gerechtvaardigd wanneer aangegeven afwijkingen van plannen worden gecorrigeerd door middel van een goede planning, organisatie, personeel en sturing..
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.