De vorm van inkoopaanvraag Het is het document dat wordt gegenereerd door een gebruikersafdeling of door magazijnpersoneel om de inkoopafdeling op de hoogte te stellen van de artikelen die moeten worden besteld, de hoeveelheid en het tijdsbestek van de levering. Het kopen van een bedrijf begint met het verzamelen van vereisten.
Nadat ze zijn samengesteld, dient de inkoopafdeling hiervan op de hoogte te worden gebracht. De aanvraag tot bestellen is het document dat de lijst met deze vereisten zal bevatten. Om fraude te voorkomen, is het afdelingsmanagers over het algemeen niet toegestaan om rechtstreeks bij leveranciers te bestellen of namens het bedrijf in te kopen..
In plaats daarvan is het een andere afdeling, de inkoopafdeling, die daadwerkelijk bestellingen plaatst bij externe leveranciers. De managers van de verschillende afdelingen gebruiken de bestelaanvraagformulieren om deze afdeling te informeren welke materialen er moeten worden aangekocht..
Inkoopaanvragen en inkooporders zijn sleuteldocumenten bij het verwerven van de artikelen die het bedrijf nodig heeft voor zijn werking, waarbij het orderproces intern en extern wordt gestandaardiseerd..
Artikel index
De belangrijkste punten over de aanvraag tot bestellen zijn als volgt:
- Het is een verzoek aan de afdeling inkoop om een bepaalde lijst met materialen te verkrijgen.
- U heeft de goedkeuring van de inkooporganisatie nodig.
- Het is een intern document; dat wil zeggen, het blijft binnen de organisatie.
U kunt een aanvraag tot bestellen aanmaken voor de volgende soorten verwerving:
Om voorraden en materialen van leveranciers te verkrijgen, zowel voor productieprocessen zoals kantoorbenodigdheden als andere activa.
Om grondstof aan een leverancier te leveren, en zo een afgewerkt product te verkrijgen.
Het verkrijgen van materiaal dat wordt bewaard in de faciliteiten van het bedrijf en de leverancier wordt ervoor betaald.
Om materialen te verkrijgen van een andere afdeling of gebied binnen dezelfde organisatie.
Om de diensten van een externe leverancier te verkrijgen, zoals het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden aan de fabriek.
De basiscomponenten waaruit een aanvraag tot bestellen bestaat, zijn:
- Nummer van de aanvraag, waarmee het document kan worden geïdentificeerd. Moet voorbedrukt zijn.
- Aanvragende afdeling.
- Verzoekdatum en gevraagde leverdatum.
- Naam van de persoon die de aanvraag opstelt en de handtekening van de persoon die de bijbehorende machtiging uitvoert.
- De gevraagde items moeten in detail worden beschreven om onnauwkeurige gegevens te voorkomen. Het bedrag moet exact zijn; het is erg belangrijk om de benodigde unit (kilo's, liters, units etc.).
- Handtekening van de manager inkoopafdeling die de aankoop wel of niet goedkeurt.
- Als er al offertes zijn aangevraagd bij leveranciers, moeten deze bij de aanvraag worden gevoegd.
Het proces van inkoopaanvragen wordt door organisaties gebruikt om bestellingen voor benodigdheden te plaatsen en bij te houden. Dit kan van alles zijn, van grondstoffen tot kantoormeubilair en meer.
Wanneer een afdelingsmanager van mening is dat het materiaal bijna op is, vult hij het aanvraagformulier tot bestellen in, dat de hierboven aangegeven velden bevat..
Een aanvraag tot bestellen is het formulier dat een bedrijfsafdeling naar de inkoopafdeling stuurt, met daarin de artikelen die het bij een externe leverancier wil bestellen..
Met dit proces kunnen gebruikers een bestelling plaatsen, goedkeuring van de supervisor krijgen en, belangrijker nog, externe leveranciers toestaan om prijsoffertes in te dienen..
Wanneer de inkoopmanager tijdens dit proces de aanvraag tot bestellen ontvangt, kan hij alle informatie bekijken die door de oorspronkelijke gebruiker is ingediend. De manager selecteert simpelweg of de aanvraag wordt goedgekeurd of niet.
Indien niet goedgekeurd, is er een vak met de reden voor de beslissing en wordt de aanvragende afdeling geïnformeerd over deze beslissing. Als de manager echter zijn goedkeuring geeft, is de volgende stap het opvragen van een offerte bij de leveranciers.
Af en toe hebben de afdelingen van een bedrijf materialen nodig; de aanvraag tot bestellen initieert het aankoopproces. De inkoopafdeling handelt in overeenstemming met de sterkte van het document.
Als er een probleem is, zal het document dienen als bewijs dat een afdeling de benodigdheden heeft besteld met een bepaalde communicatie.
Als er geen behoorlijke controles zijn, kan het personeel zich inlaten met fraude, aangezien zij materialen voor persoonlijk gebruik kunnen vragen..
Bij een aanvraag tot bestellen zijn er maatregelen getroffen om te voorkomen dat er wordt gefraudeerd. De aanvraag moet door verschillende handen gaan om de nauwkeurigheid en noodzaak ervan te garanderen.
Met de uitvoering van de aanvraagorders worden de mogelijkheden van fraude vermeden. Bedrijfsactiva worden ook beschermd.
Wanneer een organisatie vereist dat alle aanvragen centraal via de inkoopafdeling worden uitgevoerd, is het eenvoudig om het hele proces te managen.
Kopers profiteren ook, omdat ze nu aankopen kunnen bundelen en de koopkracht van de organisatie kunnen gebruiken om betere voorwaarden te bedingen..
Aanvraagnummer: 00455
Datum: 15 mei 2018
Naam aanvrager: Annaliese Corvo
Functie: opleidingsbegeleider
Afdeling: opleiding van personeel
Reden van de aanvraag: De volgende artikelen zijn verplicht om te gebruiken in de training "Kwaliteitszorg", die zal worden gegeven in de week van 16 t / m 20 juli 2018.
- 01 flip-over markeerstift.
- 12 potloden.
- 01 flipover met 20 witte vellen: 1 meter breed x 1,5 meter lang.
- 12 notebooks met één regel van volledige grootte.
- 06 gekleurde whiteboardstiften.
- 12 gummen.
- 12 blauwschrijvende pennen.
2 offertes ontvangen van leveranciers van briefpapier zijn bijgevoegd.
Geautoriseerd door: Alberto Moreno
Functie: manager personeelszaken
Human Resources Management
De productieafdeling van Confecciones Tely, S.A. U moet verschillende materialen bestellen en het aanvraagformulier tot bestellen invullen. Met dit formulier wordt de inkoopafdeling geïnformeerd dat deze benodigdheden nodig zijn..
De inkoopafdeling kan de ontvangen aanvraag goedkeuren of weigeren. Bij goedkeuring wordt er een inkooporder aangemaakt.
De inkooporder wordt naar de verkoper gestuurd om de producten te kopen. De leverancier produceert en levert de producten met factuur.
De receptie neemt de producten in ontvangst en levert het ontvangstrapport af aan de boekhouding.
Als alle documenten in overeenstemming zijn, geeft de boekhouding de goedkeuring van de factuur aan de kassamedewerker, waarmee wordt aangegeven dat de betaling aan de leverancier kan worden gedaan..
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.