De uitvoerend secretaris is een baan of beroep dat dient om maximale ondersteuning te bieden aan hooggeplaatste medewerkers in een bedrijf of organisatie. Het zal degene zijn die het rooster van de leidinggevenden zal organiseren en bijhouden en hen zal helpen bij het uitvoeren van een breed scala aan administratieve taken.
Het doel is om bij te dragen aan de algehele efficiëntie van het bedrijf door ervoor te zorgen dat alle administratieve taken die aan u zijn toegewezen, tijdig en efficiënt worden uitgevoerd. Een secretaris is de persoon die administratieve ondersteuning biedt. Ze kunnen taken uitvoeren zoals schrijven en archiveren, de telefoon beantwoorden en berichten verzenden.
Aan de andere kant doet de directiesecretaresse of administratief assistent ook een aantal van die activiteiten, naast het coördineren van het kantoor, het onderzoeken van producten, interactie met leveranciers, het bestellen van producten en het creëren van een database..
Directiesecretarissen ontvangen doorgaans hogere salarissen dan secretaresses omdat ze functies op hoog niveau vervullen en de kantoorproductiviteit versnellen..
Artikel index
- Bachelor of Business Administration of aanverwante velden.
- Bewezen ervaring als directiesecretaresse of soortgelijke administratieve functie.
- Moet bekwaam zijn in het beheer van Microsoft-Office op een integrale manier, en in de software "back-office", bijvoorbeeld ERP-systemen.
- Diepgaande kennis van kantooradministratie en elementaire boekhoudprocedures, evenals het relevante technische vocabulaire dat in de branche wordt gebruikt.
- Bekendheid met elementaire onderzoeksmethoden en rapportagetechnieken.
- Uitstekende organisatie- en tijdmanagementvaardigheden.
- Uitstekende communicatie- en onderhandelingsvaardigheden.
- Integriteit en vertrouwelijkheid.
Directiesecretarissen moeten snelle professionals zijn met uitstekende tijdmanagementvaardigheden en multitasking. Het is met hun toewijding en competentie in hun werk dat leidinggevenden zich kunnen concentreren op hun leidinggevende verantwoordelijkheden zonder zich zorgen te hoeven maken over andere taken..
Veel managers zijn sterk afhankelijk van hun directiesecretaresse om de dagelijkse taken te coördineren en op schema te houden. Als bewakers van de tijd van de manager is veel tact en assertiviteit vereist.
Directiesecretarissen moeten bekwaam zijn in basisvaardigheden zoals schrijven, grammatica, spelling en interpunctie, en ervaring hebben met het gebruik van kantoorapparatuur en veelgebruikte softwaretoepassingen zoals tekstverwerking, spreadsheets en afbeeldingen..
Ze moeten ook uitstekende tijdmanagementvaardigheden hebben en het vermogen hebben om effectief met verschillende verantwoordelijkheden om te gaan..
Aan de andere kant heeft een directiesecretaris ook andere kwaliteiten nodig, zoals beoordelingsvermogen, diplomatie, discretie en het vermogen om zelfstandig problemen op te lossen..
Ze hebben sterke communicatieve vaardigheden nodig om met het publiek om te gaan, rapporten te schrijven en publicaties te beoordelen.
Je moet weten hoe je je volledige aandacht kunt schenken aan wat andere mensen zeggen, de tijd nemen om de gemaakte punten te begrijpen, vragen stellen waar nodig en niet onderbreken op ongepaste momenten.
Volledig begrip van geschreven zinnen en alinea's in werkgerelateerde documenten.
Weet hoe u zowel uw eigen tijd als die van anderen efficiënt kunt beheren.
Spreek duidelijk met andere mensen om informatie effectief over te brengen.
Zorg voor effectieve schriftelijke communicatie, afhankelijk van de behoeften van het publiek.
Gebruik van logica en redenering om de sterke en zwakke punten van oplossingen, conclusies of alternatieve benaderingen van problemen die zich voordoen te identificeren.
Begrijp de implicaties van nieuwe informatie voor huidige en toekomstige probleemoplossing en besluitvorming.
Aanpassing van acties ten opzichte van de acties van anderen.
Beoordeling en evaluatie van de prestaties van zichzelf, andere mensen of organisaties, om verbeteringen aan te brengen of corrigerende maatregelen te nemen.
Een directiesecretaresse kan verantwoordelijk zijn voor de kleine kas en boekhouding, maar kan ook een budget beheren. U kunt artikelen op een website publiceren, maar u kunt de website ook ontwerpen en beheren.
U kunt gegevens invoeren in een spreadsheet die u heeft ontworpen en gebruikt voor rapportagefuncties.
Een directiesecretaris kan toezicht houden op het administratief personeel. Rapporteert vaak rechtstreeks aan de CEO en kan een of meer senior executives onderschrijven.
- Leidinggevenden op de agenda houden en assisteren bij het plannen van afspraken, bestuursvergaderingen, conferenties, enz..
- Woon vergaderingen bij om notulen en notulen te schrijven, compileer, transcribeer en verspreid ze.
- Maak alle reisarrangementen voor de leidinggevenden: kaartaankoop, hotelreservering, levering van dagvergoedingen, beheer en beoordeling van relevante documentatie, enz..
- Voer gemandateerde onderzoeken uit, verzamel gegevens en bereid documenten of rapporten voor ter overweging en presentatie door leidinggevenden, commissies en raden van bestuur, zoals toegewezen.
- Behandel vertrouwelijke documenten en zorg ervoor dat ze veilig blijven.
- Ontvang en filter telefoongesprekken, en leid ze door naar de juiste persoon wanneer het u uitkomt.
- Beheer, prioriteer en verspreid alle inkomende of uitgaande correspondentie (e-mail, brieven, faxen, pakketten, enz.), Lees en analyseer inkomende memo's, presentaties en rapporten om hun belang vast te stellen en de distributie ervan te plannen.
- Bereid antwoorden voor op correspondentie met routinevragen.
- Houd toezicht op het gebruik van kantoorbenodigdheden en onderhandel met leveranciers over voorwaarden om meer winstgevende bestellingen te garanderen.
- Ontmoet personen, speciale belangengroepen en anderen namens leidinggevenden, commissies en raden van bestuur.
- Verwelkom bezoekers en bepaal of ze toegang moeten krijgen tot specifieke mensen.
- Bewaar papieren en elektronische dossiers in een bestand, zodat de informatie overzichtelijk en gemakkelijk toegankelijk is, zodat u ze snel kunt opvragen.
- Bereid facturen, rapporten, brieven, financiële overzichten en andere documenten voor met behulp van tekstverwerkingssoftware, spreadsheets, databases en / of presentaties, en bied ook de bijbehorende hulp bij de boekhouding.
- Voer algemene kantoortaken uit, zoals het onderhouden van administratiesystemen en het uitvoeren van elementair boekhoudwerk.
- Coördineren en aansturen van kantoordiensten, zoals dossiers en budgettering, om leidinggevenden bij te staan.
- Opstellen van en toezicht houden op administratief beleid en procedures, zowel voor de medewerkers van de kantoren als voor de organisatie.
- Bekijk de werkwijzen en procedures om te bepalen of er verbeteringen kunnen worden aangebracht op gebieden als workflow, rapportageprocedures of onkosten.
- Toezicht houden op en trainen van ander administratief personeel.
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.