De operationele audit Het is een systematische review van de effectiviteit, efficiëntie en economie van de werking van een organisatie onder leiding van het management, waarbij aan de juiste personen de resultaten van de evaluatie worden gerapporteerd, samen met de aanbevelingen voor verbeteringen..
De operationele audit is een toekomstgerichte, systematische en onafhankelijke evaluatie van organisatorische activiteiten. Dit type audit verschilt wezenlijk van een interne audit, waarbij het doel is om de toereikendheid van controles te onderzoeken en de getrouwheid van de presentatie van de financiële overzichten te beoordelen..
Financiële gegevens kunnen worden gebruikt bij operationele audits, maar de belangrijkste bronnen van bewijs zijn operationeel beleid en prestaties met betrekking tot de doelstellingen van de organisatie..
Operationele audits worden over het algemeen uitgevoerd door interne auditmedewerkers, hoewel er specialisten kunnen worden ingehuurd om reviews uit te voeren op hun expertisegebied..
De belangrijkste gebruikers van de auditaanbevelingen zijn het managementteam, en in het bijzonder de managers van de onderzochte gebieden..
Artikel index
De operationele audit is een onderzoek naar de manier waarop een organisatie zaken doet, om verbeteringen aan te geven die de efficiëntie en effectiviteit vergroten.
Het proces is analoog aan andere soorten audits, zoals financiële audits, maar bij de operationele audit wordt een veel dieper onderzoek van de business uitgevoerd..
Het richt zich niet op één project of afdeling, omdat elke afdeling een rol speelt in het totale operationele proces en samenhangt met de andere.
Operationele audits zijn objectief en worden uitgevoerd door een interne of externe auditor. Ze bieden een nieuw perspectief op de goede en minder goede aspecten van organisatorische praktijken en processen.
Bedrijven die producten maken, voeren operationele audits uit om hun fabricageproces te onderzoeken.
De stroom van de operatie wordt onder de loep genomen. Benutten werknemers hun tijd zo goed mogelijk? Verlaten de producten het proces met de hoogst mogelijke snelheid? Worden er grondstoffen verspild door een slecht ontwerp of misbruik??
Na de audit kan het bedrijf enkele wijzigingen aanbrengen om zijn productievolume te verbeteren, waardoor het kan concurreren met zijn efficiëntere concurrenten..
Veel bedrijven bieden een service aan hun klanten, zoals hotels, restaurants, auto- of apparaatreparatiewerkplaatsen.
Deze bedrijven kunnen een operationele audit uitvoeren om de interactie van hun medewerkers met klanten te controleren. Hiermee kunt u meten hoeveel tijd het kost om een transactie te voltooien of een verkooppresentatie voor een potentiële klant te maken..
Fictieve kopers, onbekend bij medewerkers, kunnen ook worden gebruikt om de klantenservice te meten en te verbeteren. Operationele audits kunnen ook de beveiliging, planningen, het gebruik van externe leveranciers en de opzet en het uiterlijk van het bedrijf onderzoeken..
Het doel van de operationele audit is om te bepalen of de interne beheersing van het bedrijf, evenals het beleid en de procedures, voldoende zijn om een optimaal niveau van efficiëntie en effectiviteit te bereiken..
Dit is cruciaal voor bedrijven, omdat het gebrek aan effectiviteit en efficiëntie over het algemeen hogere operationele kosten of lagere verkopen betekent, wat soms het onvermogen van het bedrijf vertegenwoordigt om op de markt te blijven en te concurreren..
Bedrijven en andere organisaties wenden zich tot het operationele auditproces om echt een goed beeld te krijgen of het bedrijf het goed doet en om nieuwe ideeën op te doen over hoe ze kunnen verbeteren..
Organisaties kunnen verwachten de volgende hoofddoelstellingen te behalen bij het uitvoeren van een operationele audit:
Begrijp hoe toekomstige processen, beleidslijnen, procedures en andere soorten beheer maximale effectiviteit en efficiëntie zullen opleveren.
Het type risico dat aan het bedrijfs- en operationeel risico is gekoppeld, varieert, van bedrijfsonderbreking, weglatingen of fouten van werknemers, storingen in het informatiesysteem, productstoringen, gezondheids- en veiligheidsproblemen, verlies van belangrijke werknemers, fraude, verlies van leveranciers en rechtszaken..
Door de risico's te begrijpen, kunnen auditors bepalen waar ze verbeteringen kunnen aanbrengen en hoe ze risico's kunnen verkleinen en kansen kunnen verbeteren.
De algemene risicocategorieën waar verbeteringen zouden moeten plaatsvinden, zijn operationeel risico, financieel risico, milieurisico en reputatierisico..
De resultaten van de audit moeten verschijnen in een duidelijk en gedetailleerd rapport met objectieve analyse, evaluaties, aanbevelingen en relevante opmerkingen over de beoordeelde activiteiten..
- Leg het eerste contact met de gecontroleerde en aangewezen leiders om het auditproces uit te leggen en basisinformatie over het bedrijf te verzamelen om hotspots te bepalen.
- Evalueer de behoeften en verwachtingen van de belanghebbende partijen, rekening houdend met het prestatieniveau van de gecontroleerde, de resultaten van eerdere audits en de volwassenheid van het managementsysteem dat wordt gecontroleerd.
- Bepaal de omvang en mogelijke risico's, stel vervolgens procedures vast en identificeer middelen.
- Stel het auditplan op, wijs het werk toe en organiseer de nodige actieplannen en documenten.
- Houd een vergadering om te bevestigen dat alle partijen instemmen met het voorgestelde plan.
- Beoordeel documenten gedurende het hele proces. Het team moet regelmatig bijeenkomen om informatie uit te wisselen, de voortgang te beoordelen en, indien nodig, het werk opnieuw toe te wijzen..
- Bekijk de informatiebronnen, controleer het bewijsmateriaal en evalueer het volgens de controlecriteria.
- De bevindingen zullen al dan niet in overeenstemming zijn met de auditcriteria. Voor een niet-conforme bevinding moet het ondersteunende bewijs worden geregistreerd.
- Bekijk de informatie met de gecontroleerde om te bepalen of het bewijs correct is.
- Voorafgaand aan de slotvergadering moet het auditteam het eens zijn over de conclusies, de aanbevelingen voorbereiden en de follow-up bespreken..
- Houd de slotbijeenkomst om de bevindingen en conclusies te presenteren. Beoordeel de feedback van belanghebbenden.
- De teamleider communiceert de resultaten met een volledig, nauwkeurig, beknopt en duidelijk auditrapport.
- Schrijf het auditrapport en overleg met het management totdat is vastgesteld hoe het management de ondervonden problemen zal aanpakken.
- Het rapport moet worden beoordeeld en goedgekeurd volgens de overeengekomen procedures. Verspreid het rapport naar de juiste ontvangers.
Het werk is voltooid als alle geplande auditactiviteiten zijn uitgevoerd. Anderzijds worden de documenten bewaard of vernietigd volgens de procedures die aan het begin van de audit zijn vastgesteld.
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.