De interne boekhoudkundige controle omvat de methoden die door een bedrijf worden geïmplementeerd om de integriteit van financiële en boekhoudkundige informatie te waarborgen, operationele en winstgevendheidsdoelstellingen te halen en managementbeleid door de hele organisatie te verspreiden. Deze overlappen met de normale bedrijfsprocedures van een bedrijf.
Deze overlapping is bedoeld om bedrijfsmiddelen te beschermen, fouten te minimaliseren en ervoor te zorgen dat bewerkingen op een goedgekeurde manier worden uitgevoerd. Er zijn geen identieke interne controlesystemen, maar veel controlefilosofieën met betrekking tot financiële integriteit en boekhoudpraktijken zijn standaard managementpraktijken geworden..
Interne controle heeft een prijs, namelijk dat controleactiviteiten vaak de natuurlijke stroom van de processen van een bedrijf vertragen, wat de algehele efficiëntie kan verminderen. Een sleutelbegrip is dat zelfs het meest uitgebreide systeem van interne controle het risico op fraude of fouten niet volledig zal elimineren..
Er zullen altijd incidenten zijn, meestal door onvoorziene omstandigheden of overdreven vastberaden inspanningen van iemand die fraude wil plegen..
Artikel index
Scheiding van taken omvat het verdelen van de verantwoordelijkheid voor boekhouding, deposito's, rapportage en controle. Bijkomende taken zijn gescheiden, er is minder kans dat een enkele medewerker frauduleuze handelingen pleegt.
Voor kleine bedrijven met slechts een paar boekhoudmedewerkers kan het delen van verantwoordelijkheden tussen twee of meer mensen of het vereisen van kritieke taken die moeten worden beoordeeld door collega's hetzelfde doel dienen..
Door de toegang tot verschillende delen van een boekhoudsysteem te controleren door middel van wachtwoorden, sloten en elektronische toegangslogboeken, kunnen onbevoegde gebruikers buiten het systeem worden gehouden, terwijl het ook een manier biedt om het systeemgebruik te controleren om de bron van fouten of discrepanties te identificeren..
Fysieke audits omvatten het handmatig tellen van contanten en alle fysieke activa die in het boekhoudsysteem zijn geregistreerd; bijvoorbeeld voorraden, materialen en gereedschappen.
Fysiek tellen kan goed verborgen discrepanties in rekeningsaldi aan het licht brengen, die in elektronische dossiers over het hoofd worden gezien.
Het tellen van contant geld in de verkooppunten kan dagelijks of zelfs meerdere keren per dag worden gedaan. Grotere projecten, zoals handmatige voorraadtelling, hoeven minder vaak te worden uitgevoerd, misschien driemaandelijks.
Het standaardiseren van de documenten die worden gebruikt voor financiële transacties - zoals facturen, interne materiaalaanvragen, voorraadontvangsten en reiskostenrapporten - kan helpen om de consistentie in het bijhouden van gegevens in de loop van de tijd te behouden..
Het gebruik van standaard documentformaten kan het gemakkelijker maken om records uit het verleden te bekijken bij het zoeken naar de bron van eventuele discrepanties in het systeem. Gebrek aan standaardisatie kan ertoe leiden dat items in een dergelijke recensie over het hoofd worden gezien of verkeerd worden geïnterpreteerd.
Het gebruik van een dubbel boekhoudsysteem zorgt voor meer betrouwbaarheid door ervoor te zorgen dat de boeken altijd in evenwicht zijn. Toch kunnen fouten ervoor zorgen dat het systeem op elk moment uit balans raakt..
Het berekenen van dagelijkse of wekelijkse proefbalansen kan periodiek informatie opleveren over de toestand van het systeem. Hierdoor kunnen afwijkingen zo snel mogelijk worden ontdekt en onderzocht.
Boekhoudkundige afstemmingen kunnen ervoor zorgen dat de saldi van het boekhoudsysteem samenvallen met de saldi van de rekeningen van andere entiteiten, zoals banken, leveranciers en kredietklanten.
Een bankafstemming omvat bijvoorbeeld het vergelijken van kassaldi en records van stortingen en ontvangsten tussen het boekhoudsysteem en bankafschriften..
Verschillen tussen dit soort begeleidende accounts kunnen fouten of discrepanties in de accounts zelf aan het licht brengen. Ze kunnen ook aantonen dat de fouten afkomstig kunnen zijn van de andere entiteiten.
Door van specifieke managers te eisen dat ze bepaalde soorten transacties autoriseren, kan een verantwoordingslaag aan de boekhouding worden toegevoegd. Hieruit blijkt dat de transacties zijn bekeken, geanalyseerd en goedgekeurd door de desbetreffende autoriteiten..
Door goedkeuring te vereisen om grote uitgaven en betalingen te doen, wordt voorkomen dat gewetenloze werknemers grote frauduleuze transacties met bedrijfsgelden uitvoeren.
Goed ontworpen interne controles beschermen activa tegen verlies. Het verlies kan een onopzettelijk verlies zijn, dat het gevolg is van oprechte fouten van mensen. Het kan ook een opzettelijk verlies zijn als gevolg van opzettelijke frauduleuze activiteiten.
Interne controles zorgen ervoor dat het management beschikt over nauwkeurige, tijdige en volledige informatie - inclusief boekhoudkundige gegevens - om bedrijfsactiviteiten te plannen, te controleren en te rapporteren.
Interne controles helpen ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan de vele nationale, provinciale en lokale wet- en regelgeving die van invloed is op de bedrijfsactiviteiten..
Interne controles bieden een omgeving waarin managers en personeel de efficiëntie en effectiviteit van operaties kunnen maximaliseren.
Het systeem van interne controles biedt het management een mechanisme om de verwezenlijking van operationele doelen en doelstellingen te monitoren..
Liquide middelen hebben altijd meer bescherming nodig dan illiquide activa, omdat ze gemakkelijker te stelen zijn; neem bijvoorbeeld contant geld.
Contant geld is het meest liquide bezit en kan gemakkelijk worden gestolen door elke werknemer die ermee omgaat. Om het geld van het bedrijf te beschermen is dat er speciale interne controles worden geïmplementeerd.
Interne controle van scheiding van taken wordt vaak gebruikt met contant geld. Deze controle vereist dat de persoon die het geld van de klant ontvangt en degene die het ontvangstbewijs in het boekhoudsysteem vastlegt, nooit dezelfde werknemer zijn..
Sommige interne controlesystemen gaan zelfs nog een stap verder en vereisen dat één werknemer het geld ophaalt, een ander het op de bank stort en een ander het in het boekhoudsysteem registreert..
Door de taken van elke werknemer te verdelen, kan niemand alleen het geld ophalen, storten en de verkoop in de boekhouding opnemen. Dit voorkomt fraude, omdat een persoon op deze manier een deel van het ingezamelde geld niet in zijn zak kan steken en een kleiner bedrag van de kassabon in het boekhoudsysteem kan opnemen..
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.