Functieomschrijving en analysemethoden

Hoewel de beschrijving en analyse van de functie nauw verwant zijn in hun doeleinden en in het gegevensverzamelingsproces, verschillen ze van elkaar: de beschrijving is gericht op de inhoud van de functie (wat de bewoner doet, wanneer hij / zij het doet, hoe het het doet en waarom het het doet), terwijl de analyse gericht is op het bestuderen en bepalen van de kwalificatie-eisen, de impliciete verantwoordelijkheden en de voorwaarden die de functie vereist om adequaat te worden uitgevoerd. Deze analyse vormt de basis voor het evalueren en classificeren van banen, met als doel ze te vergelijken.

Inhoud

• Directe observatiemethode
  • Kenmerken:
  • Voordeel:
  • Nadelen:
• Vragenlijst methode
  • Kenmerken:
  • Voordeel:
  • Nadelen:
• Interview methode
  • Kenmerken:
  • Voordeel:
  • Nadelen:
• Gemengde methoden
  • De meest gebruikte zijn:

Directe observatiemethode

Het is een van de meest gebruikte methoden, zowel omdat het historisch gezien de oudste is als vanwege zijn efficiëntie. De toepassing ervan is veel effectiever als we kijken naar studies van microbewegingen, en van tijden en methoden.

De jobanalyse wordt uitgevoerd door de bewoner van de job, rechtstreeks en dynamisch, in volledige uitoefening van zijn functies te observeren, terwijl de jobanalist de kerngegevens van zijn observatie opschrijft op het jobanalyseblad. Het is meer aan te raden om het toe te passen op de werken die handmatige bewerkingen omvatten of die eenvoudig en repetitief zijn.

Bij sommige routinetaken is directe observatie mogelijk, omdat het volume van de handmatige inhoud gemakkelijk door observatie kan worden geverifieerd. Aangezien observatie niet in alle gevallen alle vragen beantwoordt of alle twijfels wegneemt, gaat het meestal gepaard met een interview en analyse met de bewoner van de baan of met de leidinggevende..

Kenmerken:

1. De functieanalist verzamelt gegevens over een functie door de activiteiten van de bewoner van de functie te observeren..
2. De deelname van de functieanalist bij het verzamelen van de informatie is actief; die van de bewoner is passief.

Voordeel:

1. Waarheid van de verkregen gegevens, omdat ze afkomstig zijn van één bron (jobanalist) en het feit dat dit niet in het belang is van de persoon die het werk uitvoert.
2. Vereist niet dat de bewoner van de baan stopt met het uitvoeren van zijn taken.
3. Ideale methode om toe te passen in eenvoudige en repetitieve taken.
4. Adequate overeenstemming tussen de verkregen gegevens en de basisformule van de functieanalyse (wat het doet, hoe het doet en waarom het doet).

Nadelen:

1. Hoge kosten omdat de jobanalist veel tijd moet investeren om de methode te voltooien.
2. Eenvoudige observatie, zonder direct en verbaal contact met de bewoner van de baan, maakt het niet mogelijk om belangrijke gegevens voor analyse te verkrijgen.
3. Het wordt niet aanbevolen om het toe te passen in banen die niet eenvoudig of repetitief zijn.

Het wordt aanbevolen om deze methode in combinatie met andere toe te passen om de analyse vollediger en nauwkeuriger te maken..

Vragenlijst methode

Om de analyse uit te voeren, wordt het personeel gevraagd een jobanalyse-vragenlijst in te vullen en alle mogelijke indicaties over de functie, de inhoud en de kenmerken ervan vast te leggen..

Als het gaat om een ​​groot aantal vergelijkbare banen, routinematig en bureaucratisch van aard, is het sneller en goedkoper om een ​​vragenlijst op te stellen die wordt verspreid onder alle gebruikers van die banen. De vragenlijst moet zo worden opgesteld dat de juiste antwoorden en nuttige informatie kunnen worden verkregen. Alvorens het toe te passen, moet het bekend zijn bij ten minste één bewoner van de functie en zijn leidinggevende om de relevantie en geschiktheid van de vragen vast te stellen en onnodige details, vertekeningen, gebrek aan relatie of mogelijke onduidelijkheden van de vragen te elimineren..

Kenmerken:

1. Het verzamelen van gegevens over een job gebeurt via een jobanalyse-vragenlijst, ingevuld door de bewoner of zijn leidinggevende.
2. De deelname van de functieanalist aan het verzamelen van gegevens is passief (ontvangt de vragenlijst); die van de bewoner is actief (vul de vragenlijst in).

Voordeel:

1. De bewoners van de baan en hun directe bazen kunnen de vragenlijst gezamenlijk of opeenvolgend invullen; op deze manier wordt een breder beeld van de inhoud en de kenmerken ervan geboden, naast verschillende hiërarchische instanties.
2. Deze methode is het meest economisch voor taakanalyse.
3. Het is ook degene die de meeste mensen omvat, aangezien de vragenlijst onder alle bewoners van banen kan worden verspreid en relatief snel kan worden teruggestuurd, zodra ze deze hebben beantwoord. Bij de andere methoden van functieanalyse is dit niet het geval.
4. Het is de ideale methode om banen op hoog niveau te analyseren, zonder de tijd of activiteiten van leidinggevenden te beïnvloeden.

Nadelen:

1. De toepassing ervan wordt niet aanbevolen in banen op laag niveau, waarbij de bewoner moeite heeft om het te interpreteren en er schriftelijk op te reageren..
2. Vereist een zorgvuldige planning en handwerk.
3. Heeft de neiging oppervlakkig of vertekend te zijn in termen van de kwaliteit van schriftelijke antwoorden.

Interview methode

De meest flexibele en productieve benadering bij functieanalyse is het interview dat de analist voert met de bewoner van de baan..

Als het goed gestructureerd is, kan informatie worden verkregen over alle aspecten van de baan, de aard en volgorde van de verschillende taken waaruit de baan bestaat, en het hoe en waarom..

Het kan worden gedaan in relatie tot de vaardigheden die vereist zijn om de baan te vervullen, maakt de uitwisseling van informatie mogelijk die is verkregen van de bewoners van andere soortgelijke banen, controleert de inconsistenties in de rapporten en raadpleegt, indien nodig, de directe leidinggevende om ervoor te zorgen dat de verkregen details zijn toegestaan. Het garandeert een face-to-face interactie tussen de analist en de medewerker, waardoor twijfels en wantrouwen worden weggenomen, vooral in het licht van belemmerende en eigenzinnige medewerkers. Momenteel geven degenen die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van banenanalyseplannen de voorkeur aan deze methode op basis van direct contact en op samenwerkings- en participatiemechanismen..

De directe interviewmethode bestaat uit het verzamelen van de elementen die verband houden met de te analyseren functie, via een directe en mondelinge benadering met de bewoner of zijn directe baas..

Het kan worden gedaan met een van hen of met beide, samen of afzonderlijk.

Kenmerken:

1. Het verzamelen van gegevens gebeurt door middel van een interview van de analist met de bewoner van de functie, waarin vragen worden gesteld en mondelinge antwoorden worden gegeven.
2. De deelname van de analist en de bewoner van de functie is actief.

Voordeel:

1. Gegevens met betrekking tot een baan worden verkregen van degenen die deze het beste kennen.
2. Er is de mogelijkheid om alle twijfels te analyseren en op te helderen.
3. Deze methode is van de beste kwaliteit en geeft de beste prestatie bij de analyse, dankzij de rationele manier om de gegevens te verzamelen..
4. Het heeft geen contra-indicaties. Het kan worden toegepast op elk type of niveau van baan.

Nadelen:

1. Een slecht gevoerd interview kan ertoe leiden dat het personeel negatief reageert, uw doelstellingen niet begrijpt of accepteert.
2. Kan verwarring veroorzaken tussen meningen en feiten.
3. Er wordt teveel tijd verspild als de functieanalist zich er niet goed op voorbereidt.
4. Hoge bedrijfskosten: vereist deskundige analisten en werkverlamming van de bewoner.

Gemengde methoden

Het is duidelijk dat elk van de analysemethoden bepaalde kenmerken, voor- en nadelen heeft. Om de nadelen tegen te gaan en het meeste uit de voordelen te halen, wordt aanbevolen om gemengde methoden te gebruiken, eclectische combinaties van twee of meer analysemethoden.

De meest gebruikte zijn:

1. Vragenlijst en interview, beide met de bewoner van de baan. De bewoner beantwoordt eerst de vragenlijst en geeft daarna een kort interview; de vragenlijst zal als referentie worden gebruikt.
2. Vragenlijst met bewoner en interview met leidinggevende om de verkregen gegevens te verdiepen en te verduidelijken.
3. Vragenlijst en interview, beide met de leidinggevende.
4. Directe observatie met de bewoner van de baan en interview met de leidinggevende.
5. Vragenlijst en directe observatie, beide met de bewoner van de baan.
6. Vragenlijst met de leidinggevende en directe observatie met de bewoner, de functie, etc..

De keuze van deze combinaties hangt af van de bijzonderheden van elk bedrijf, zoals analysedoelstellingen en taakomschrijving, beschikbaar personeel voor deze taak, enz..