De Perpetual inventory systeem is een methode voor het administreren van voorraad, die de verkoop of aankoop van voorraad onmiddellijk registreert door het gebruik van geautomatiseerde verkooppunten of orderinvoersystemen en enterprise asset management software.
De permanente voorraad biedt een zeer gedetailleerd overzicht van wijzigingen in de voorraad, met een onmiddellijk rapport van de hoeveelheid voorraad in het magazijn, waardoor het niveau van beschikbare artikelen nauwkeurig wordt weergegeven.
Dit voorraadsysteem is superieur aan het oudere periodieke voorraadsysteem, omdat het de verkoop en voorraadniveaus van individuele artikelen onmiddellijk kan volgen, waardoor voorraadtekorten worden voorkomen.
Een eeuwigdurende inventaris hoeft niet handmatig te worden aangepast door bedrijfsaccountants, behalve voor zover de fysieke inventarisatie niet in overeenstemming is vanwege verlies, breuk of diefstal.
Permanente inventarisatie is de geprefereerde methode om de inventaris bij te houden, alsof het op de juiste manier beheerd kan worden doorlopend redelijk nauwkeurige resultaten te produceren..
Artikel index
Permanente voorraad beschrijft voorraadsystemen waarbij informatie over voorraadhoeveelheid en beschikbaarheid voortdurend wordt bijgewerkt als een functie van het bedrijf..
Dit wordt bereikt door het voorraadsysteem te verbinden met een orderinvoersysteem, zoals draadloze barcodescanners, en in winkels met het verkooppuntterminalsysteem. Daarom zou de boekvoorraad exact gelijk zijn aan of bijna gelijk zijn aan de werkelijke voorraad..
Het is minder effectief wanneer er wijzigingen worden geboekt op inventariskaarten, omdat er een aanzienlijke kans is dat boekingen niet, of onjuist of niet tijdig worden gemaakt.
Onder het systeem van permanente voorraad werkt een bedrijf voortdurend zijn voorraadrecords bij om rekening te houden met voorraadtoevoegingen en -aftrekkingen voor activiteiten zoals:
- Inventarisitems ontvangen.
- Producten in voorraad verkocht.
- Items zijn van de ene plaats naar de andere verplaatst.
- Materialen om te gebruiken in het productieproces.
- Afgedankte items.
De formule van het eeuwigdurende voorraadsysteem is heel eenvoudig: begin van de voorraad (meestal afkomstig van een fysieke telling) + ontvangsten - zendingen = beëindiging van de voorraad.
Een permanent voorraadsysteem heeft het voordeel dat het up-to-date informatie over de voorraadbalans biedt en een lager niveau van fysieke voorraadtellingen vereist..
De voorraadniveaus die door dit systeem worden berekend, kunnen echter geleidelijk verschillen van de werkelijke voorraadniveaus..
Dit is te wijten aan niet-geregistreerde transacties of diefstal, dus boeksaldi moeten periodiek worden vergeleken met werkelijk beschikbare bedragen, gebruikmakend van cyclustelling en indien nodig het boekhoudkundige saldo aanpassen..
Onder het permanente systeem zijn er continue updates in de kosten van de verkochte goederenaccount naarmate elke verkoop plaatsvindt. Dit betekent dat het gemakkelijk is om voor het einde van de boekhoudperiode een nauwkeurige prijs te krijgen van de verkochte goederen..
Voorraadaankopen worden naar de voorraadrekening voor grondstoffen of naar de goederenrekening geboekt, afhankelijk van de aard van de aankoop, terwijl er ook een afzonderlijke recordinvoer is die voor elk voorraadartikel wordt bijgehouden..
Onderzoeken zijn veel gemakkelijker te volgen in een systeem van permanente voorraad. In dit systeem zijn alle transacties tot in detail op individueel niveau beschikbaar.
Voorraadrapporten zijn op elk moment online toegankelijk. Dit maakt het gemakkelijk om voorraadniveaus te beheren en het geld dat nodig is om extra voorraad aan te schaffen..
Aangezien het periodieke voorraadsysteem slechts af en toe wordt bijgewerkt, beschikken managers nooit over actuele en nauwkeurige financiële informatie waarop zij hun aankoop- of fabricagebeslissingen kunnen baseren..
Het belangrijkste voordeel is om managers tijdig te voorzien van relevante statistieken over de status van het bedrijf.
Het bedrag van de kosten van verkochte goederen en het saldo van de voorraadrekening zijn op elk moment beschikbaar. Deze informatie is van groot belang om het inkoopbeleid te verbeteren en de korte termijn financiële overzichten op te stellen..
Hoewel voorraadfouten kunnen optreden als gevolg van verlies, breuk, diefstal, onjuiste voorraadopsporing of scanfouten, heeft het gebruik van dit systeem veel voordelen:
- Behoud meer controle over fysieke voorraden door het werkelijke saldo te vergelijken met de boekstukken.
- Spoor eventuele problemen snel op voordat ze groot worden, zoals diefstal, schade of inventarislekken.
- Voorkom stockouts. Niet op voorraad betekent dat een product niet op voorraad is.
- Geef het management een nauwkeuriger inzicht in de voorkeuren van de klant.
- Sta het beheer toe om het voorraadbeheersysteem voor meerdere locaties te centraliseren.
- Zorg voor meer nauwkeurigheid aangezien elk voorraadartikel afzonderlijk in het grootboek wordt geregistreerd.
- Verminder fysieke voorraadtellingen, zonder dat u routinematige bedrijfsactiviteiten hoeft stop te zetten tijdens fysieke telling.
- In het geval van handmatige boekhouding is het gebruik van het systeem van permanente voorraad tijdrovend. Dit kan ook leiden tot veel fouten in elke boekhoudperiode. Dit probleem kan alleen worden opgelost door een geautomatiseerd boekhoudsysteem toe te passen.
- Het gebruik van computers en boekhoudsoftware kan voor kleine bedrijven behoorlijk duur zijn..
- Het bijhouden van voorraadrekeningen onder een permanent systeem is kostbaar en tijdrovend.
- Permanente voorraadsystemen kunnen kwetsbaar zijn voor fouten als gevolg van overschattingen of onderschattingen. Deze kunnen optreden als gevolg van diefstal, breuk, scanfouten of niet-bijgehouden voorraadbewegingen, wat kan leiden tot aanvulfouten..
Een voorbeeld van een permanent voorraadsysteem is een moderne verzend- en ontvangstafdeling voor goederen. Elke doos die wordt ontvangen, wordt in het boekhoudsysteem gescand en automatisch toegevoegd aan het voorraadsaldo..
Producten die naar klanten worden verzonden, krijgen een streepjescode en worden gescand wanneer ze het verzenddok verlaten. Hierdoor worden ze automatisch uit het boekhoudsysteem gehaald en neemt de voorraad af.
Zoals u kunt zien, wordt dit moderne systeem in realtime bijgewerkt. Het is niet nodig om de transacties in batches te verwerken zoals bij een periodiek voorraadsysteem. Bijgevolg zullen alle rapporten altijd up-to-date zijn voor inzage door het management..
Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.